Vuosi 2018 on ollut haasteellinen ja muutoksia täynnä myös taloushallinnon puolella. Juuri kun olemme saaneet GDPR-asiat kuntoon, seuraava iso muutos odottaa jo ovella. 1.1.2019 otetaan käyttöön kansallinen tulorekisteri.
Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, jonne palkka-, eläke- ja etuustiedot ilmoitetaan jokaisesta tulonsaajasta erikseen. Ensimmäisessä vaiheessa 1.1.2019 ilmoitetaan palkka- ja ansiotulot ja toisessa vaiheessa 1.1.2020 eläke- ja etuustiedot. Tulorekisterin tulo on työllistänyt paljon ohjelmistotaloja, mutta se vaikuttaa myös palkanlaskennan työtapoihin.
Tulorekisteri-ilmoittamisen myötä palkkojen vuosi-ilmoitukset jäävät historiaan, viimeiset vuosi-ilmoitukset annetaan vuodesta 2018. Ilmoitukset on annettava 31.1.2019 mennessä.
Palkkatietoilmoitus ja erillisilmoitus
Tulorekisteri-ilmoittamiseen sisältyy kaksi eri ilmoitusta: palkkatietoilmoitus ja erillisilmoitus.
Palkkatietoilmoitus tulee lähettää viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Maksupäivällä tarkoitetaan sitä päivää, kun suoritus on saajan tilillä. Mikäli palkkatietoilmoituksen maksupäivä osuu lauantaille, sunnuntaille tai pyhäpäivälle, siirtyy määräaika seuraavaan arkipäivään. Esimerkiksi jos palkan maksupäivä on tiistai 15.1.2019 palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään maanantaina 21.1.2019.
Huomionarvoista on, että ilmoitusvelvollisuus koskee myös palkkaennakkoa. Jos palkkaennakkoa maksetaan, se on myös ilmoitettava viidentenä päivänä maksupäivästä, eikä vasta silloin kun se vähennetään palkansaajan varsinaisesta palkasta palkkapäivänä.
Palkkaennakosta tulee toimittaa ennakonpidätys. Vahva suositus on, että palkkaennakoista luovutaan 1.1.2019 lähtien.
Palkan lisäksi viiden päivän sisällä ilmoitettavia asioita ovat verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset kuten päivärahat, kilometrikorvaukset ja ateriakorvaukset.
Palkkatietoilmoitus koostuu pakollisista ja vapaaehtoisista tiedoista. Pakollisia tietoja ovat mm. palkanmaksukausi, aineiston yhteyshenkilö ja sekä tulolajin että maksajan tiedot. Mikäli lähettäjä ilmoittaa vain pakolliset tiedot, niin silloin hän on velvollinen antamaan viranomaisten vaatimia todistuksia, kuten palkkatodistuksia. Jos taas lähettäjä ilmoittaa myös vapaaehtoiset tiedot, kuten poissaolot, viranomaiset saavat tarvitsemansa tiedon tulorekisteristä ja näin palkkahallintoa työllistävät selvittely- ym. lisätyöt vähenevät.
Lähes kaikki työnantajan tai muun suorituksen maksajan palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella. Tarvittaessa maksaja antaa työntantajan erillisilmoituksen, joka käsittää
- suorituksen maksajan ilmoituksen, joka sisältää kohdekuukauden aikana maksettujen työnantajan sairasvakuutusmaksujen yhteismäärän ja mahdolliset niistä tehdyt vähennystiedot
- tieto, jos palkkoja ei ole maksettu
Työnantajasuoritusten tilittämisen ajankohta pysyy ennallaan 12.päivänä. Mikäli työnantaja on ns. satunnainen työnantaja, ilmoitus annetaan vain palkanmaksukuukausilta.
Työnantajan pitää siis antaa tulorekisteriin palkanmaksukuukaudelta vähintään kaksi ilmoitusta: palkkatietoilmoitus sekä työnantajan erillisilmoitus.
Kaikki suoritukset ilmoitettava
Tulorekisteri-ilmoittamisessa ei ole mitään euromääräistä alarajaa, vaan kaikki suoritukset on ilmoitettava. Myös alaikäiselle maksettavat palkat ilmoitetaan. Ilmoitukset tulee ensisijaisesti antaa sähköisesti (edellyttää Suomi.fi -valtuutusta). Paperilla ilmoituksen voi antaa vain erityisestä syystä. Mikäli palkanmaksajalla ei ole palkanlaskentaohjelmaa käytössään, niin tiedot voi lähettää maksutta palkka.fi -palvelun kautta.
Ketkä käyttävät tietoja?
Tulorekisterin tietoja käyttävät 1.1.2019 alkaen verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto (TVR), työeläkelaitokset ja Eläketurvakeskus ETK. Vuonna 2020 tiedon käyttäjien määrä laajenee mm. työttömyyskassoihin, työsuojeluviranomaisiin ja Tilastokeskukseen.
Festum hoitaa tulorekisterin vaatimukset puolestasi
Käyttöönottoon liittyvät muutokset tuovat varmasti haasteita. Moninkertaisen raportoinnin pois jäädessä ja manuaalityön vähentyessä, tulorekisteri tulee varmasti lopulta helpottamaan ja järkeistämään palkkahallinnon työtehtäviä.
Raportointivaatimusten kasvaessa on hyvä hetki pohtia, miten omassa yrityksessä nämä asiat tulee hoidettua. Festumin palkka-asiakkaana me huolehdimme tulorekisterin vaatimuksista puolestasi.
Mikäli kamppailet näiden asioiden kanssa omassa yrityksessäsi, nyt on hyvä hetki ulkoistaa palkanlaskenta. Festum Accounting Oy tarjoaa ammattitaitoista palkanlaskentapalvelua kaiken kokoisille yrityksille. Otathan yhteyttä, niin mietitään yhdessä, miten me voimme olla avuksi juuri sinun yrityksellesi.
