Budjetointi yrityksissä voi usein jäädä viime tippaan, koska arjen kiireet vievät huomion muualle. Tällöin talouden hallinnasta ja johtamisesta tulee enemmän tulipalojen sammuttelua kuin ennakoivaa johtamista.
Lainakynässä: StutBun
Budjetti on yrittäjän tärkeimpiä strategisia työkaluja päätöksenteossa, jonka avulla yrittäjä hallitsee liiketoimintaa, pystyy tekemään päätöksiä perustellusti ja vähentämään epävarmuutta.
Kun budjetointi aloitetaan ajoissa, se maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti säästämällä rahaa, vähentämällä stressiä ja antamalla selkeän suunnan yrityksen toiminnalle.
Mitä tapahtuu, jos budjetointi aloitetaan liian myöhään?
Yrittäjän harteilla on usein paljon vastuuta, kuten liiketoiminnan kehittäminen, myynti, henkilöstöasiat, ja kaiken lisäksi yrityksen talous. Talouden suunnittelua laiminlyömällä arki voi ajautua tilanteeseen, jossa päätökset tehdään tuntuman perusteella ja kokonaiskuva jää hämäräksi.
Tällöin riskinä on esimerkiksi, että kustannukset karkaavat, hinnoittelu ei perustu realistisiin tietoihin tai resursseja kohdennetaan väärin. Tämä näkyy väistämättä sekä yrityksen taloudessa että arjen hallinnassa.
Kun budjetointi aloitetaan myöhässä (esimerkiksi vasta joulukuussa tilikauden ollessa kalenterivuosi tai tilikauden jo alkaessa), luvut kootaan kiireellä eikä analysoinnille ja kehittävälle keskustelulle jää aikaa. Kiire johtaa usein siihen, että riskejä ei ehditä huomioida eikä suunnitelmia tarkastella ajatuksella ja eri skenaarioilla.
Budjetista tulee enemmän toive kuin realistinen työkalu ja arki voi ajautua tilanteeseen, jossa:
- Kassassa ei ole rahaa yllättäviin maksuihin ja se syö myös suunniteltuja investointeja
- Investoinnit tulevat vastaan väärällä hetkellä ja ilman vaihtoehtojen vertailua
- Sesonkivaihtelut voivat tuoda suuria kassavajeita
- Palkkojen maksaminen voi aiheuttaa harmaita hiuksia
- Rekrytoinnit saattavat jäädä tekemättä, koska ei ole selkeää tietoa siitä, milloin palkkaus on mahdollista
- Rahoittajien tai pankin kanssa keskustelu on vaikeaa
Hyvä budjetti tuo liiketoiminnalle ennakoitavuutta ja vähentää yllätyksiä. Kun budjetointiprosessia laiminlyödään tai budjetti koostetaan kiireellä, kustannukset kasvavat ja mahdollisuudet jäävät hyödyntämättä. Budjetointi ei poista riskejä, mutta se tuo järjestystä ja ennakoitavuutta tulevalle vuodelle, ja sitä kautta auttaa hallitsemaan niitä.
Milloin aloittaa yrityksen budjetointi? – ja hyödyt, kun aloitetaan ajoissa
Tavallisimmin yritysten tilikausi on kalenterivuosi. Kun budjetoinnin valmistelut käynnistyvät hyvissä ajoin, esimerkiksi syys–lokakuussa, saadaan budjetti hyvin valmisteltua joulukuuhun mennessä ja hyväksytettyä ennen uuden tilikauden alkua.
Alkusyksystä aloittaneella yrittäjällä on mahdollisuus rakentaa kokonaiskuva rauhassa ja riittävästi aikaa tehdä tarvittavia muutoksia ennen kuin uusi tilikausi alkaa. Tällöin ehditään analysoida sekä mennyttä vuotta että tulevaisuuden tavoitteita ja riskejä perusteellisemmin, mikä tarjoaa paremman pohjan strategian mukaiselle päätöksenteolle.
Lisäksi budjetoinnin aikana voidaan tarkistaa yrityksen yleisiä toimintatapoja ja päivittää käytössä olevia prosesseja ja työkaluja.
Ajoissa aloitetun budjetoinnin seurauksena voidaan esimerkiksi:
- Analysoida rauhassa mennyttä vuotta. Mitä onnistumisia ja mitä kalliita yllätyksiä tuli, kuten nousseet energiakulut tai henkilöstökustannukset.
- Tarkastella kulurakennetta ja etsiä säästökohteita.
- Tunnistaa riskit ja mahdollisuudet. Arvioida esimerkiksi myynnin realistista kehitystä ja vaikutuksia kassavirtaan.
- Varmistaa, että luotu budjetti tukee yrityksen strategiaa. Riittävätkö resurssit palvelemaan yrityksen strategisia tavoitteita?
- Suunnitella yhdessä tilitoimiston tai muiden osallisten kanssa.
- Päivittää prosesseja ja työkaluja. Voidaan huomata, että esimerkiksi budjetointityökalut tulisi vaihtaa toimivampiin, laskutuksen aikatauluja kannattaa muuttaa tai raportointikäytäntöjä kehittää.
- Vahvistaa neuvotteluasemaa rahoittajien kanssa. Pankki tai muu rahoittaja arvostaa suunnitelmallisuutta, ja hyvä budjetti antaa selkänojaa keskusteluihin.
- Suunnittelemaan investoinnit ja henkilöstöresurssit ilman hätiköintiä sekä huomioida tukia ja avustuksia.
Käytännön vinkit budjetoinnin aloittamiseen
Budjetointia ei tarvitse tehdä monimutkaiseksi. Oleellista on aloittaa riittävän aikaisin ja varmistaa, että mukana ovat kaikki keskeiset tiedot, henkilöt ja prosessia palvelevat toimintatavat ja työkalut.
Kun suunnittelu tehdään järjestelmällisesti, vältetään myös yleiset sudenkuopat kuten liian optimistiset myyntiennusteet, kassavirran unohtaminen tai se, että tuleva budjetti perustuu vain edellisen vuoden lukuihin ilman muutoksia.
Seuraavat vinkit auttavat rakentamaan realistisen ja hyödyllisen budjetin:
- Aseta selkeä aikataulu ja osallista henkilöstöä. Varaa budjetoinnille aikaa mielellään jo syyskuussa, jotta luvut eivät muodostu kiireellä ja aikaa riittää kehittämiseen ja keskusteluun sekä strategian huomioimiseen.
- Kokoa tarvittavat luvut etukäteen. Käy läpi vuoden toteutuneet luvut ja tunnista kehityssuunnat. Edellisen vuoden tulos, kustannukset, kassavirrat ja tiedossa olevat muutokset kuten sopimukset, hinnankorotukset tai henkilöstömuutokset.
- Mieti kolme skenaariota. Realistinen, varovainen ja optimistinen. Näin varautuminen eri tilanteisiin on helpompaa. Hyödynnä oman datan lisäksi myös saatavilla olevia ulkoisia talousennusteita ja trendejä.
- Huomioi kassavirta erikseen. Liikevaihto ei kerro, riittävätkö rahat palkkoihin ja veroihin oikeaan aikaan. Tee kassavirtaennuste, jotta tiedät, milloin varoja tarvitaan ja mihin ne riittävät.
- Keskustele tilitoimiston kanssa. Ulkopuolinen asiantuntijanäkemys auttaa tunnistamaan asioita, joita et ehkä itse huomaa.
- Tarkista prosessit ja käytännöt. Päivitä budjetointiprosessi ja käytössä olevat työkalut, jos ne hidastavat tai eivät enää palvele tarpeita.
- Budjetoinnin sujuvuuden ratkaisevat oikeat työkalut
- Budjetointi voidaan herkästi mieltää monimutkaiseksi ja aikaa vieväksi – koska on muutakin tekemistä. Todellisuudessa kyse on prosessista, joka on huomattavasti helpompi ja mielekkäämpi, kun käytössä on tarkoitukseen sopivat modernit työkalut.
Jos budjetti rakennetaan irrallisissa Excel-taulukoissa tai muissa ohjelmissa, jotka eivät keskustele keskenään tai ole ominaisuuksiltaan riittävän intuitiiviset ja monipuoliset, aikaa kuluu runsaasti opetteluun, manuaaliseen syöttöön ja virheiden tarkistamiseen. Samalla kokonaiskuva voi jäädä sirpaleiseksi.
Mikäli budjetointia hidastaa osaaminen tai työkalujen rajoitteet, prosessista tulee väistämättä raskastuntuinen ja sitä lykätään.
Nykyaikaiset budjetointiohjelmat mahdollistavat esimerkiksi:
- tietojen kokoamisen automaattisesti eri lähteistä
- valmiiden budjettipohjien ja näkymien hyödyntämisen
- kassavirtaennusteiden ja eri skenaarioiden vertailun ilman erillisiä tiedostoja
- joustavan yhteistyön tilitoimiston, talousvastaavan ja tiimin kanssa
- budjetin ja ennusteiden päivittämisen reaaliajassa, kun uutta tietoa kertyy
Tämä säästää huomattavasti aikaa, vähentää virheiden riskiä ja antaa luotettavamman perustan päätöksenteolle.
Budjetoinnin lykkääminen maksaa aina enemmän kuin ajoissa aloittaminen
Budjetointi on sijoitus yrityksen tulevaisuuteen. Jokainen väärin perustein tai myöhässä tehty päätös, väärin ajoitettu rekrytointi tai yllättävä kassavaje maksaa enemmän kuin se aika, jonka käytät suunnitteluun nyt.
StatBun-liiketoiminta-alusta tarjoaa valmiin ratkaisun siihen, että budjetointi hoituu ajallaan, selkeästi ja yrittäjän näkökulmasta ymmärrettävästi. Näin suunnittelu muuttuu taakasta innostavaksi ja aidoksi kilpailueduksi.