Tilitoimiston vaihtaminen käytännössä on selkeä prosessi, joka etenee yleensä muutamassa viikossa. Uusi tilitoimisto ottaa vastuun kirjanpitoaineiston siirrosta ja jatkuvuuden varmistamisesta, joten vaihtaminen ei vaadi yrittäjältä valtavaa panostusta. Alla käymme läpi kaikki oleelliset kysymykset vaihdon eri vaiheista.
Kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää?
Tilitoimiston vaihto kestää tyypillisesti kahdesta neljään viikkoa. Aika kuluu pääasiassa kirjanpitoaineiston siirtämiseen, järjestelmäkäyttöoikeuksien vaihtamiseen ja uuden tilitoimiston perehdyttämiseen yrityksen talouteen. Kiireellisissä tilanteissa vaihto voidaan tehdä nopeamminkin.
Käytännön aikataulu riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin kirjanpitoaineisto on dokumentoitu ja missä muodossa se on saatavilla. Jos aiempi tilitoimisto käyttää sähköistä järjestelmää, tietojen siirto on huomattavasti nopeampaa kuin paperiaineiston kanssa. Vaihdon sujuvuuteen vaikuttaa myös se, kuinka yhteistyöhaluinen entinen tilitoimisto on luovutusprosessissa.
Mitä tietoja ja asiakirjoja vaihdossa siirretään?
Tilitoimiston vaihdossa siirretään kaikki kirjanpidon kannalta oleelliset aineistot: tiliotteet, tositteet, palkanlaskennan tiedot, veroilmoitukset, tilinpäätökset sekä avoimet saldot. Näiden lisäksi uudelle tilitoimistolle luovutetaan käyttöoikeudet yrityksen taloushallinnon järjestelmiin.
Siirrettävä aineisto kattaa käytännössä kaiken, mitä tarvitaan kirjanpidon jatkamiseen saumattomasti. Tähän kuuluvat muun muassa:
- Kirjanpidon pääkirja ja päiväkirja
- Viimeisin tilinpäätös ja tase-erittelyt
- Arvonlisäveroilmoitukset ja mahdolliset verotuspäätökset
- Palkanlaskennan historiatiedot ja työsopimukset
- Myynti- ja ostoreskontran avoimet erät
- Sopimukset ja muut taloudellisesti merkittävät asiakirjat
On tärkeää muistaa, että kirjanpitoaineisto kuuluu yritykselle, ei tilitoimistolle. Entisellä tilitoimistolla on velvollisuus luovuttaa aineisto kohtuullisessa ajassa.
Voiko tilitoimiston vaihtaa kesken tilikauden?
Kyllä, tilitoimiston voi vaihtaa kesken tilikauden ilman juridisia esteitä. Kirjanpito jatkuu uudella tilitoimistolla siitä, mihin edellinen jäi. Vaihto tilikauden vaihteessa on hallinnollisesti siistimpää, mutta se ei ole pakollista.
Tilikauden vaihde on monille yrityksille luontevin ajankohta, koska silloin kirjanpito alkaa puhtaalta pöydältä eikä kesken jääneitä jaksotuksia tai avoimia eriä tarvitse selvittää yhtä tarkasti. Kesken tilikauden tehtävä vaihto edellyttää, että uusi tilitoimisto saa käyttöönsä kaikki kuluneen tilikauden tositteet ja kirjanpitomerkinnät, jotta se pystyy jatkamaan kirjanpitoa oikein.
Muista tarkistaa myös voimassa olevan toimeksiantosopimuksen irtisanomisaika. Useimmissa sopimuksissa se on yksi tai kaksi kuukautta, joten vaihdon suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin.
Kenen vastuulla vaihdon koordinointi on?
Uusi tilitoimisto vastaa vaihdon koordinoinnista ja ottaa aktiivisen roolin aineiston vastaanottamisessa sekä siirtymävaiheen hallinnassa. Yrittäjän tehtäväksi jää lähinnä valtuuttaa uusi tilitoimisto toimimaan puolestaan ja ilmoittaa asiasta entiselle kumppanille.
Hyvä uusi tilitoimisto hoitaa yhteydenpidon entiseen tilitoimistoon, pyytää tarvittavat aineistot ja huolehtii siitä, ettei kirjanpidossa synny katkoksia. Yrittäjän ei tarvitse toimia välikätenä tai selvittää teknisiä yksityiskohtia. Käytännössä riittää, että kirjoitat irtisanomisilmoituksen entiselle tilitoimistolle ja annat uudelle tarvittavat valtuutukset.
Me Festum Accountingilla hoidamme vaihdon alusta loppuun niin, että sinun aikasi vapautuu yrityksen pyörittämiseen. Otamme yhteyttä edelliseen tilitoimistoon, vastaanotamme aineiston ja varmistamme, että kaikki on kunnossa ennen kuin aloitamme yhteistyön.
Milloin on oikea hetki vaihtaa tilitoimistoa?
Oikea hetki vaihtaa tilitoimistoa on silloin, kun nykyinen kumppani ei enää vastaa yrityksesi tarpeita. Yleisimmät merkit ovat hitaat vastausajat, toistuvat virheet, puuttuva neuvonta tai tunne siitä, että olet vain numero muiden joukossa.
Käytännön syitä vaihtoon on useita:
- Kirjanpitäjä ei tunne toimialaasi eikä osaa neuvoa verotuksen optimoinnissa
- Raportointi on hidasta eikä anna reaaliaikaista kuvaa taloudesta
- Yhteydenpito on vaikeaa eikä sinulla ole nimettyä yhteyshenkilöä
- Yrityksesi on kasvanut ja tarvitsee laajempia palveluja, kuten palkanlaskentaa tai talousjohtamisen tukea
- Tilitoimiston hinnoittelu on epäselvää tai kustannukset ovat nousseet ilman lisäarvoa
Vuoden vaihde on suosittu ajankohta, mutta kuten aiemmin todettiin, vaihto onnistuu milloin tahansa. Jos jokin yllä olevista kohdista tuntuu tutulta, se on usein riittävä syy selvittää vaihtoehtoja. Tilitoimiston vaihto on investointi parempaan taloudenhallintaan, ei riski.
Harkitsetko tilitoimiston vaihtoa? Ota yhteyttä meihin Festum Accountingilla ja kerro tilanteestasi. Kartoitamme tarpeesi maksutta ja kerromme, miten voimme auttaa yritystäsi menestymään. Vaihto on helpompaa kuin luulet ja me hoidamme sen puolestasi.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.