Kirjanpitoaineiston säilytysaika määräytyy kirjanpitolain mukaan. Tilikauden tositteet, kirjanpitokirjat ja muu kirjanpitoaineisto on pääsääntöisesti säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tilinpäätösasiakirjat, kuten tasekirja, on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta. Nämä minimiajat koskevat kaikkia kirjanpitovelvollisia yrityksiä Suomessa riippumatta koosta tai toimialasta.
Puutteellinen säilytys voi tulla yritykselle kalliiksi
Moni yritys hävittää kirjanpitoaineistoa liian aikaisin joko tietämättömyyttään tai arkistojen siistimisen toivossa. Ongelma ei paljastu heti, vaan vasta verotarkastuksessa tai riitatilanteessa, jolloin puuttuvaa aineistoa ei enää saada takaisin. Seurauksena voi olla verotuksen toimittaminen arvioverotuksena, sakkorangaistuksia tai pahimmillaan kirjanpitorikossyyte. Säilytysvelvollisuuden tunteminen ja järjestelmällinen arkistointi on yksinkertaisin tapa suojata yritys näiltä riskeiltä.
Epäselvä arkistointikäytäntö hidastaa koko taloushallintoa
Jos yrityksellä ei ole selkeää tapaa hallita kirjanpitoaineistoa, tositteet katoavat, hakeminen vie aikaa ja kirjanpitäjä joutuu pyytämään samoja dokumentteja yhä uudelleen. Tämä hidastaa tilinpäätösten valmistumista, nostaa taloushallinnon kustannuksia ja lisää virheiden riskiä. Ratkaisu on ottaa käyttöön sähköinen taloushallintojärjestelmä, jossa aineisto tallentuu automaattisesti oikeaan paikkaan. Me Festum Accountingilla käytämme Netvisoria ja Fennoaa, jotka pitävät aineiston järjestyksessä ja helposti löydettävissä.
Kuinka kauan kirjanpitoaineistoa on lain mukaan säilytettävä?
Kirjanpitolaki määrää kaksi eri säilytysaikaa aineiston tyypistä riippuen. Tilinpäätösasiakirjat on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että esimerkiksi vuonna 2019 päättyneen tilikauden tositteet voidaan hävittää aikaisintaan vuoden 2025 lopussa. Tilinpäätösasiakirjat samalta tilikaudelta säilytetään vuoden 2029 loppuun asti. Laskeminen kannattaa tehdä aina kalenterivuoden lopusta, ei tilikauden päättymispäivästä.
Säilytysvelvollisuus koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia, eli käytännössä kaikkia yritysmuotoja osakeyhtiöistä toiminimiin. Erityisaloilla, kuten kiinteistökirjanpidossa, saattaa olla myös muuta lainsäädäntöä, joka asettaa omat vaatimuksensa aineiston säilyttämiselle.
Mitä kirjanpitoaineistoa säilytysvelvollisuus koskee?
Säilytysvelvollisuus koskee kaikkea kirjanpitolain tarkoittamaa kirjanpitoaineistoa. Tähän kuuluvat tilinpäätösasiakirjat, tililuettelo, tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä täsmäytysselvitykset. Myös sähköiset tositteet ja automaattisesti syntyneet aineistot kuuluvat velvollisuuden piiriin.
Tositteet ovat käytännössä kaikki dokumentit, jotka todentavat kirjanpitomerkinnän. Tyypillisiä tositteita ovat ostolaskut, myyntilaskut, kuitit, palkkalaskelmat ja tiliotteet. Myös sopimukset, jotka liittyvät kirjanpitomerkintöihin, on syytä säilyttää osana kirjanpitoaineistoa.
Tilinpäätösasiakirjoihin kuuluvat tase, tuloslaskelma, liitetiedot sekä toimintakertomus niissä tapauksissa, joissa se on lain mukaan laadittava. Nämä ovat kymmenen vuoden säilytysajan piirissä olevia asiakirjoja.
Saako kirjanpitoaineiston säilyttää sähköisesti?
Kyllä, kirjanpitoaineiston saa säilyttää sähköisesti. Kirjanpitolaki sallii täysin sähköisen arkistoinnin edellyttäen, että aineisto on käytettävissä ja tulostettavissa selväkielisessä muodossa koko säilytysajan. Fyysisiä paperikopioita ei tarvita, jos sähköinen säilytys täyttää lain vaatimukset.
Sähköisessä säilytyksessä on kuitenkin huolehdittava siitä, että aineisto pysyy muuttumattomana ja löydettävissä koko säilytysajan. Tämä tarkoittaa luotettavaa varmuuskopiointia ja sitä, ettei aineistoa tallenneta pelkästään yhdelle laitteelle tai paikalliselle kovalevylle. Pilvipohjaiset taloushallintojärjestelmät ovat tähän käytännöllinen ratkaisu.
Jos aineisto on alun perin syntynyt paperisena, se voidaan muuttaa sähköiseen muotoon skannaamalla. Tällöin alkuperäinen paperinen tosite voidaan hävittää, kunhan sähköinen versio vastaa sisällöltään alkuperäistä ja täyttää säilytysvaatimukset. Poikkeuksena ovat tasekirja ja muut tilinpäätösasiakirjat, joiden kohdalla on syytä varmistaa kulloinkin voimassa olevat vaatimukset.
Mitä tapahtuu, jos kirjanpitoaineisto hävitetään liian aikaisin?
Kirjanpitoaineiston ennenaikainen hävittäminen on kirjanpitorikos tai kirjanpitorikkomus riippuen teon vakavuudesta ja tahallisuudesta. Seurauksena voi olla sakkorangaistus tai vankeustuomio. Lisäksi verottaja voi toimittaa verotuksen arvioverotuksena, jos aineistoa ei ole saatavilla tarkastusta varten.
Arvioverotus tarkoittaa käytännössä sitä, että verottaja arvioi yrityksen tulot ja kulut oman harkintansa mukaan ilman todellisia tositteita. Lopputulos on usein yritykselle epäedullinen, koska vähennysoikeuksia ei pystytä todentamaan.
Riitatilanteissa, kuten liiketoimintakaupoissa tai osakkeenomistajien välisissä erimielisyyksissä, puuttuva kirjanpitoaineisto voi heikentää merkittävästi yrityksen asemaa. Aineiston säilyttäminen on siis myös yritysjuridiikan näkökulmasta tärkeää, ei pelkästään verotuksellinen velvollisuus.
Milloin ja miten kirjanpitoaineiston voi hävittää asianmukaisesti?
Kirjanpitoaineiston voi hävittää, kun lain mukainen säilytysaika on kulunut täyteen. Tositteet voidaan hävittää aikaisintaan kuuden vuoden kuluttua tilikauden päättymisvuoden lopusta, tilinpäätösasiakirjat kymmenen vuoden kuluttua. Hävittäminen tulee tehdä tietoturvallisesti niin, ettei aineisto päädy ulkopuolisten käsiin.
Paperisen aineiston hävittämiseen suositellaan silppuria tai tietoturvajätteen keräyspalvelua. Sähköinen aineisto poistetaan järjestelmistä niin, että tiedot eivät ole palautettavissa. Pelkkä tiedoston siirtäminen roskakoriin ei riitä.
Hävittämistä kannattaa tehdä säännöllisesti osana taloushallinnon vuosirytmiä. Hyvä käytäntö on tarkistaa vuosittain, mitkä aineistot ovat ylittäneet säilytysajan, ja hävittää ne hallitusti. Näin arkistot pysyvät hallittavina eikä vanhentunutta aineistoa kerry tarpeettomasti.
Säilytysvelvollisuuden hallinta on osa toimivaa taloushallintoa, ja oikein toteutettuna se suojaa yritystä monelta ikävältä yllätykseltä. Jos haluat varmistaa, että yrityksesi kirjanpitoaineisto on kunnossa ja säilytys hoidettu lain mukaisesti, me autamme mielellämme. Ota meihin yhteyttä ja selvitetään yhdessä, miten taloushallintosi saa parhaan mahdollisen pohjan.