Kassavirran hallinta on aloittavalle yrittäjälle vaikeaa siksi, että raha liikkuu eri tahdissa kuin myynti tai laskutus. Yritys voi olla kannattava paperilla, mutta silti ajautua maksuvaikeuksiin, jos asiakkaat maksavat myöhässä ja omat laskut erääntyvät ensin. Kassavirran hallinta edellyttää ennakointia, seurantaa ja ymmärrystä siitä, milloin rahaa tulee ja milloin sitä lähtee.
Epäsäännöllinen tulovirta syö yrityksen maksukykyä nopeammin kuin luuletkaan
Aloittavan yrityksen asiakaskunta on usein pieni ja epätasainen. Yksi iso lasku voi tulla tänä kuukautena, seuraavana ei mitään. Samaan aikaan palkat, vuokrat ja muut kiinteät kulut tulevat joka kuukausi. Tämä epätasapaino on yksi yleisimmistä syistä siihen, miksi muuten toimivat yritykset ajautuvat kassaongelmiin jo alkuvaiheessa. Ratkaisu on ennakoida: rakenna yksinkertainen kassavirtaennuste, joka näyttää vähintään seuraavat kolme kuukautta eteenpäin.
Kirjanpito ja kassavirta eivät ole sama asia, ja tämä sekoitus maksaa
Moni aloittava yrittäjä seuraa liiketoimintaansa tuloslaskelman kautta ja olettaa, että positiivinen tulos tarkoittaa rahaa tilillä. Se ei pidä paikkaansa. Kirjanpito kirjataan suoriteperusteisesti, eli myynti näkyy tulona jo laskutushetkellä, vaikka asiakas maksaa vasta 30 päivän päästä. Tämä viive voi olla kohtalokas, jos yrityksen kassassa ei ole puskuria. Aloittavan yrittäjän kannattaa opetella erottamaan nämä kaksi käsitettä toisistaan jo yritystoiminnan alkuvaiheessa.
Mitä kassavirran hallinta tarkoittaa käytännössä?
Kassavirran hallinta tarkoittaa sitä, että seuraat aktiivisesti yrityksen tilille tulevan ja sieltä lähtevän rahan ajoitusta ja määrää. Se ei ole sama asia kuin kannattavuuden seuranta. Kassavirran hallinnassa kysytään: onko tilillä tarpeeksi rahaa, kun seuraava lasku erääntyy?
Käytännössä kassavirran hallinta sisältää kolme asiaa: tulojen ja menojen ajoituksen seuraamisen, lyhyen aikavälin ennustamisen sekä reagoinnin poikkeamiin ennen kuin ne muodostuvat ongelmiksi. Yrittäjä, joka hallitsee kassavirran, tietää etukäteen, milloin kassassa voi olla tiukkaa ja osaa varautua siihen.
Kassavirta jaetaan usein kolmeen osaan: liiketoiminnan kassavirta, investointien kassavirta ja rahoituksen kassavirta. Aloittavalle yrittäjälle tärkein on liiketoiminnan kassavirta, eli se, miten päivittäinen myynti ja kulut vaikuttavat käteisvaroihin.
Miksi kassavirta on erityisen haastava aloittavalle yrittäjälle?
Kassavirta on aloittavalle yrittäjälle haastava siksi, että kokemus puuttuu, puskurit ovat pienet ja asiakassuhteet ovat vielä nuoria. Yrittäjä ei osaa ennakoida kausivaihteluita, maksuaikoja tai yllättäviä kuluja, koska ei ole vielä nähnyt niitä käytännössä.
Uudessa yrityksessä ei myöskään ole historiaa, johon nojata. Kokenut yrittäjä tietää, että tietty kuukausi on aina hiljaisempi tai että tietty asiakas maksaa aina myöhässä. Aloittaja oppii nämä asiat vasta kantapään kautta, usein juuri silloin kun se sattuu eniten.
Lisäksi aloittavalla yrityksellä on usein alkuinvestointeja, jotka syövät kassaa ennen kuin myynti on päässyt kunnolla käyntiin. Tämä epätasapaino tulojen ja menojen välillä on erityisen vaarallinen ensimmäisen vuoden aikana, jolloin yrityksen rahoituspuskuri on tyypillisesti ohuimmillaan.
Mitkä ovat yleisimmät kassavirtaongelmat uudessa yrityksessä?
Uuden yrityksen yleisimmät kassavirtaongelmat ovat pitkät maksuajat, yllättävät kulut, liian optimistinen myyntiennuste ja se, että kulut kasvavat nopeammin kuin tulot. Nämä ongelmat esiintyvät usein yhtä aikaa.
- Pitkät maksuajat: Asiakas saa 30 tai 60 päivää maksuaikaa, mutta omat toimittajat haluavat rahat nopeammin. Tämä luo rahoitusvajeen, joka voi kasvaa nopeasti.
- Liian optimistinen myyntibudjetti: Yrittäjä arvioi myynnin liian korkeaksi, ja kulut on mitoitettu sen mukaan. Kun myynti jääkin pienemmäksi, kassassa on vajetta.
- Yllättävät kulut: Laiterikkoja, pakollisia hankintoja tai veroseuraamuksia, joita ei osattu ennakoida.
- Kausivaihtelut: Toimialan hiljaisemmat kaudet tyhjentävät kassaa, vaikka vuositasolla yritys olisi kannattava.
Näistä ongelmista suurin osa on ennakoitavissa, kun kassavirtaa seurataan säännöllisesti eikä vain kerran kvartaalissa.
Miten kassavirtaa voi ennustaa ja suunnitella etukäteen?
Kassavirtaa ennustetaan rakentamalla yksinkertainen kassavirtaennuste, johon kirjataan kaikki odotettavissa olevat tulot ja menot viikoittain tai kuukausittain. Ennuste ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen pitää kattaa vähintään seuraavat kolme kuukautta.
- Listaa kaikki tiedossa olevat tulot: laskutetut myyntisuoritukset ja niiden odotetut maksupäivät.
- Listaa kaikki tiedossa olevat menot: palkat, vuokrat, lainanlyhennykset, toimittajien laskut ja verot.
- Laske erotus jokaiselle viikolle tai kuukaudelle ja tunnista ajankohdat, jolloin kassassa voi olla vajetta.
- Mieti etukäteen, miten toimit, jos vajetta syntyy: voitko lyhentää maksuaikoja, neuvotella toimittajan kanssa tai hyödyntää luottolimiittiä?
Kassavirtasuunnittelu kannattaa tehdä säännöllisesti, ei vain kerran vuodessa. Monet yrittäjät päivittävät ennustettaan viikoittain, jotta reagointiaikaa jää riittävästi. Nykyaikaiset taloushallinnon järjestelmät, kuten Netvisor, tuottavat reaaliaikaista dataa, joka tekee tästä huomattavasti helpompaa.
Milloin yrittäjän kannattaa pyytää apua kassavirran hallintaan?
Yrittäjän kannattaa pyytää apua kassavirran hallintaan viimeistään silloin, kun kassatilanne yllättää toistuvasti, maksujen kanssa on tiukkaa tai yrittäjä ei pysty hahmottamaan, mistä ongelma johtuu. Mutta avun hakeminen jo ennen ongelmia on viisaampaa.
Tilitoimisto voi auttaa kassavirran hallinnassa käytännönläheisesti: rakentamalla ennustemallin, tulkitsemalla lukuja ja nostamalla esiin riskejä ennen kuin ne realisoituvat. Tämä on erityisen arvokasta silloin, kun yrittäjällä itsellään ei ole taloushallinnon taustaa eikä aikaa syventyä numeroihin.
Me Festum Accountingilla autamme yrittäjiä juuri tällaisissa tilanteissa. Oli kyseessä sitten kassavirtaennusteen rakentaminen, maksuvalmiuden parantaminen tai kokonaisvaltaisempi talouden suunnittelu, asiantuntijamme tarjoavat konkreettista tukea. Jos kassavirta mietityttää, ota meihin yhteyttä niin katsotaan yhdessä, mistä lähdetään liikkeelle.