Ennen tilitoimistosopimuksen allekirjoittamista kannattaa kysyä vähintään viisi asiaa: palvelusisältö, hinnoitteluperusteet, tilitoimiston luotettavuus, oma yhteyshenkilö ja sopimuksen ehdot. Näiden kysymysten avulla varmistat, että valitsemasi kumppani vastaa juuri yrityksesi tarpeita eikä sopimuksessa piile ikäviä yllätyksiä. Alla käymme läpi jokaisen kysymyksen tarkemmin.
Mitä tilitoimiston palvelusisältöön kuuluu käytännössä?
Tilitoimiston palvelusisältö vaihtelee merkittävästi toimistosta toiseen. Peruspalveluihin kuuluvat yleensä kirjanpito, tilinpäätös ja veroilmoitukset, mutta monet toimistot tarjoavat myös palkanlaskentaa, laskutusta, talousraportointia ja neuvontapalveluja. Kysy aina konkreettisesti, mitä juuri sinun sopimukseesi sisältyy.
Erityisen tärkeää on selvittää, kattaako palvelu myös arvonlisäveroilmoitusten tekemisen. Arvonlisävero on ilmoitettava ja tilitettävä ajallaan, jos liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa, ja tämä on käytännössä lähes kaikkia yrityksiä koskeva velvoite. Varmista siis, hoitaako tilitoimisto alv-ilmoitukset automaattisesti osana sopimusta vai veloitetaanko ne erikseen.
Kannattaa myös kysyä, miten juokseva kirjanpito käytännössä toimii. Lähetätkö kuitit itse sovelluksen kautta vai onko käytössä automaattinen tiliöinti? Entä saatko reaaliaikaisia raportteja yrityksen taloudellisesta tilanteesta? Modernit tilitoimistot hyödyntävät järjestelmiä kuten Netvisor tai Fennoa, jotka mahdollistavat ajantasaisen näkyvyyden omiin lukuihin milloin tahansa.
Miten tilitoimiston hinnoittelu toimii?
Tilitoimistot hinnoittelevat palvelunsa yleisimmin joko kiinteällä kuukausihinnalla, tositepohjaisen veloituksen perusteella tai näiden yhdistelmällä. Kiinteä kuukausihinta on yrittäjälle usein selkein vaihtoehto, koska se tekee kustannuksista ennakoitavia. Tositeperusteinen hinnoittelu voi puolestaan olla edullisempaa, jos liiketoimintasi volyymi on pieni.
Kysy tarjousta pyytäessäsi aina, mitä hinta sisältää ja mitä siitä puuttuu. Yleisiä lisäveloituksia ovat esimerkiksi tilinpäätös, veroilmoitus, palkanlaskenta ja neuvontapuhelut. Joillakin tilitoimistoilla nämä kuuluvat pakettiin, toisilla ne laskutetaan erikseen. Vertailu on hankalaa, jos et tiedä, mitä kunkin toimiston hinta todella kattaa.
Pyydä kirjallinen hinta-arvio, jossa on eritelty kaikki palvelut. Näin voit tehdä aitoa tilitoimistojen vertailua eikä halvin hinta osoittaudu kalleimmaksi, kun lisäveloitukset alkavat kertyä.
Miten tarkistaa, onko tilitoimisto luotettava?
Luotettavin tapa varmistaa tilitoimiston laatu on tarkistaa, onko se Taloushallintoliiton auktorisoima. Auktorisoitu tilitoimisto on sitoutunut noudattamaan alan hyvää tapaa, sillä on voimassa oleva vastuuvakuutus ja sen toimintaa valvoo riippumaton liitto. Auktorisointi kertoo, että toimisto täyttää koulutus- ja ammattitaitovaatimukset.
Muita luotettavuuden merkkejä ovat pitkä toimintahistoria, selkeät asiakasreferenssit ja avoin viestintä hinnoista ja käytännöistä. Kannattaa myös kysyä, miten toimisto varmistaa palvelun jatkuvuuden esimerkiksi sairaustapauksissa tai henkilöstövaihdoksissa.
Me Festum Accountingilla olemme Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto, joka on toiminut vuodesta 2004. Vastuuvakuutus on kunnossa ja toimintamme noudattaa taloushallintopalvelualan hyvää tapaa.
Kuka hoitaa asiani tilitoimistossa?
Jokaisella asiakkaalla tulisi olla nimetty kirjanpitäjä ja tarvittaessa oma palkanlaskija, joihin voi olla suoraan yhteydessä. Tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä, koska anonyymi asiakaspalvelu ja jatkuvasti vaihtuva yhteyshenkilö johtavat helposti tiedonkulun ongelmiin ja virheisiin.
Kysy suoraan: onko minulla oma nimetty yhteyshenkilö? Voiko häneen olla yhteydessä puhelimitse vai ainoastaan sähköpostilla? Mitä tapahtuu, jos yhteyshenkilöni on lomalla tai vaihtaa työpaikkaa?
Meillä jokaisella asiakkaalla on oma kirjanpitäjä ja palkanlaskija, joihin on suora yhteys. Uskomme, että henkilökohtainen palvelu on taloushallinnon perusta, ei lisäpalvelu.
Mitä sopimuksessa kannattaa tarkistaa ennen allekirjoittamista?
Tilitoimistosopimuksesta kannattaa tarkistaa erityisesti neljä asiaa ennen allekirjoittamista: palvelusisältö ja hinnoittelu kirjallisesti eriteltynä, irtisanomisaika, aineiston omistajuus ja tietojen luovuttaminen tilitoimistoa vaihdettaessa sekä vastuunjako virheiden sattuessa.
- Palvelusisältö ja hinta: Varmista, että kaikki sovitut palvelut on kirjattu sopimukseen yksiselitteisesti.
- Irtisanomisaika: Kuinka pitkä irtisanomisaika on? Tyypillisesti se on yhdestä kolmeen kuukautta, mutta tämä vaihtelee.
- Aineiston siirto: Sopimuksessa tulee olla selkeä kirjaus siitä, miten kirjanpitoaineisto luovutetaan sinulle tai uudelle tilitoimistolle sopimuksen päättyessä. Tilitoimiston vaihtaminen on yleistä, ja siirtymän tulee olla sujuva.
- Vastuunjako: Kuka vastaa virheistä ja millä aikataululla ne korjataan?
Älä allekirjoita sopimusta, jossa jokin näistä kohdista on epäselvä. Hyvä tilitoimisto vastaa kysymyksiisi mielellään ja avoimesti.
Jos olet etsimässä luotettavaa kumppania taloushallintoon tai harkitset tilitoimiston vaihtamista, olemme täällä auttamassa. Ota yhteyttä Festum Accountingiin ja kerro tilanteestasi, niin selvitämme yhdessä, millainen ratkaisu palvelisi yritystäsi parhaiten.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.