Palkanlaskentaan tarvitaan työntekijän henkilötiedot, työsuhteen ehdot, palkkausperusteet sekä tiedot poissaoloista ja lisistä. Ilman näitä tietoja palkanlaskija ei pysty laskemaan palkkaa oikein eikä toimittamaan lakisääteisiä ilmoituksia viranomaisille ajallaan. Mitä täydellisemmin tiedot toimitetaan hyvissä ajoin, sitä sujuvammin palkkahallinto toimii ja sitä vähemmän syntyy korjauksia jälkikäteen.
Puutteelliset työsuhdetiedot johtavat virheellisiin palkkoihin ja viivästyksiin
Kun palkanlaskijalle toimitetaan epätäydelliset tai virheelliset tiedot, seuraukset näkyvät suoraan työntekijän tiliotteella ja työnantajan kirjanpidossa. Väärä verokorttitieto tarkoittaa liikaa pidätettyä veroa, puuttuva lisätieto tarkoittaa maksamatonta korvausta ja myöhässä tullut tieto tarkoittaa viivästynyttä palkanmaksua. Korjaukset vievät aikaa kaikilta osapuolilta. Ratkaisu on selkeä prosessi: määritä etukäteen, mitä tietoja tarvitaan ja milloin ne pitää toimittaa palkanlaskijalle.
Hajanainen palkkahallinto syö työnantajan aikaa ja lisää virheiden riskiä
Monessa yrityksessä palkanlaskennan tiedot kulkevat sähköpostitse, tekstiviestillä ja suullisesti eri ihmisiltä eri aikoihin. Tämä hajanainen tapa toimia on yksi yleisimmistä syistä palkkavirheisiin. Kun tiedot tulevat monesta lähteestä ilman yhtenäistä rakennetta, jokin tieto jää helposti huomioimatta. Selkein korjaus on sopia palkanlaskijan kanssa yhtenäinen tiedontoimitustapa ja aikataulu, jota kaikki noudattavat joka palkkakaudella.
Mitä perustietoja työnantaja tarvitsee palkanlaskentaan?
Palkanlaskentaan tarvitaan uuden työntekijän osalta henkilötunnus, nimi, osoite, tilinumero sekä verokortin tiedot. Lisäksi tarvitaan tieto palkan suuruudesta, palkanmaksupäivästä, työsuhteen alkamispäivästä ja sovellettavasta työehtosopimuksesta. Nämä ovat ne tiedot, joita ilman palkkaa ei yksinkertaisesti voi laskea.
Käytännössä tiedot kannattaa kerätä heti työsuhteen alkaessa, mieluiten ennen ensimmäistä palkanmaksupäivää. Verokorttitiedot palkanlaskija hakee suoraan tulorekisteristä, kun työntekijä on antanut siihen luvan. Jos verokortti puuttuu, pidätys tehdään oletusprosentilla, joka on yleensä korkeampi kuin henkilökohtainen veroprosentti.
Tilinumeron osalta on hyvä varmistaa, että se on IBAN-muodossa. Puuttuva tai virheellinen tilinumero tarkoittaa, että palkka ei mene perille palkanmaksupäivänä, ja asian korjaaminen vie ylimääräistä aikaa.
Mitä työsuhteen ehdoista pitää ilmoittaa palkanlaskijalle?
Palkanlaskijalle pitää ilmoittaa palkan muoto (kuukausipalkka tai tuntipalkka), mahdollinen kokemuslisä tai muu palkanlisä, työaika, sovellettava työehtosopimus ja koeajan kesto. Nämä tiedot määrittävät, miten palkka lasketaan ja mitä lisiä tai korvauksia työntekijälle kuuluu lain tai TES:n perusteella.
Työehtosopimus on erityisen tärkeä tieto, koska se vaikuttaa ylityökorvausten laskentaan, vuosilomakertymään ja moniin muihin palkkaeriin. Jos työnantaja ei ole varma, mikä TES soveltuu, asia kannattaa selvittää ennen työsuhteen alkamista, ei sen jälkeen.
Koeajan pituus vaikuttaa irtisanomisaikaan, joten sekin on hyvä kirjata selkeästi. Työsopimus on luotettavin asiakirja näiden tietojen välittämiseen palkanlaskijalle, ja sen toimittaminen kokonaisuudessaan säästää usein monta erillistä selvityspyyntöä.
Miten poissaolot ja lisät vaikuttavat palkanlaskentaan?
Poissaolot kuten sairauslomat, vuosilomat ja perhevapaat vaikuttavat suoraan maksettavan palkan määrään ja siihen, mitä korvauksia työnantaja voi hakea Kelalta. Lisät kuten ilta-, yö- ja viikonloppulisät sekä ylityökorvaukset lisätään peruspalkan päälle ja ne on ilmoitettava erikseen jokaiselta palkkakaudelta.
Sairauspoissaolon osalta palkanlaskija tarvitsee poissaolon alkamis- ja päättymispäivän sekä tiedon siitä, onko kyseessä omavastuuaika vai Kelan korvattava jakso. Virheellinen tai myöhässä tullut tieto voi johtaa siihen, että työnantaja maksaa palkkaa ajalta, jolta ei kuuluisi maksaa, tai jättää hakematta Kela-korvauksen.
Lisien osalta on tärkeää, että tuntilistat tai työvuororaportit toimitetaan täydellisinä. Jos lisätiedot tulevat puutteellisina, palkanlaskija joutuu pyytämään täydennystä, mikä viivästyttää koko palkanmaksua. Selkeä käytäntö on toimittaa tuntilistat ja poissaolotiedot samaan aikaan, yhdessä paketissa.
Milloin palkanlaskennan tiedot pitää toimittaa?
Palkanlaskennan tiedot pitää toimittaa palkanlaskijalle vähintään 3–5 arkipäivää ennen palkanmaksupäivää. Tämä antaa riittävästi aikaa palkkojen laskemiseen, tarkistamiseen ja maksatuksen valmisteluun. Tarkka aikaraja sovitaan aina palkanlaskijan kanssa etukäteen.
Aikataulu on erityisen kriittinen kuun lopussa, kun useimmilla yrityksillä on palkanmaksupäivä. Jos tiedot tulevat liian myöhään, palkka viivästyy, mikä on työnantajan velvollisuuksien vastaista ja voi johtaa viivästyskorkoon.
Uuden työntekijän tiedot pitää toimittaa ennen työsuhteen alkamista, ei vasta ensimmäisen palkkakierroksen yhteydessä. Näin varmistetaan, että ensimmäinen palkka menee oikeaan aikaan oikealle tilille oikeansuuruisena.
Me Festum Accountingilla sovimme jokaisen asiakkaan kanssa selkeän aikataulun ja tiedontoimitustavan, joka sopii juuri heidän yrityksensä rytmiin. Jos palkanlaskenta tuntuu monimutkaiselta tai haluatte varmistaa, että prosessi on kunnossa, ota yhteyttä asiantuntijoihimme ja katsotaan yhdessä, miten voimme auttaa.