Taloushallintoa voi tehostaa merkittävästi hyödyntämällä nykyisten järjestelmien automaatioita, integraatioita ja raportointiominaisuuksia täysimääräisesti. Monissa yrityksissä kirjanpito-ohjelma on käytössä, mutta vain murto-osa sen ominaisuuksista on aktiivisessa käytössä. Alla käymme läpi keskeisimmät kysymykset, jotka auttavat sinua tunnistamaan, mistä taloushallinnon tehostaminen kannattaa aloittaa.
Mitä taloushallinnon järjestelmät pystyvät tekemään automaattisesti?
Modernit taloushallinnon järjestelmät pystyvät automatisoimaan suuren osan toistuvista rutiinitehtävistä: ostolaskujen kierrätyksen ja tiliöinnin, myyntilaskujen lähetyksen ja maksumuistutusten lähettämisen, palkanlaskennan perustoiminnot sekä arvonlisäveroilmoitusten valmistelun. Nämä toiminnot hoituvat ohjelmiston sisällä ilman manuaalista välikäsittelyä.
Taloushallinnon automaatio ulottuu myös raportointiin. Järjestelmä voi tuottaa automaattisesti tuloslaskelman, taseen ja kassavirtaraportin halutulle ajanjaksolle ilman, että kirjanpitäjän tarvitsee koota tietoja käsin eri lähteistä. Esimerkiksi Netvisor mahdollistaa reaaliaikaisen raportoinnin, jolloin yrityksen taloudellinen tilanne on nähtävissä milloin tahansa ajantasaisena.
Pankkiyhteyksien automaattinen tiliöinti on yksi konkreettisimmista hyödyistä. Kun järjestelmä tunnistaa toistuvat tapahtumat ja ehdottaa tiliöintiä automaattisesti, kirjanpitäjän työ nopeutuu huomattavasti ja inhimillisten virheiden riski pienenee. Sama logiikka pätee kuittien ja tositteiden käsittelyyn, jonka tekoälypohjaiset ominaisuudet osaavat jo pitkälti hoitaa itse.
Miksi moni yritys ei hyödynnä kaikkia järjestelmänsä ominaisuuksia?
Yleisin syy on se, että järjestelmä on otettu käyttöön ilman riittävää perehdytystä tai käyttöönottoprojektia. Ohjelmiston perustoiminnot opitaan nopeasti, mutta edistyneemmät ominaisuudet jäävät löytämättä, koska niille ei ole arjessa selkeää omistajaa eikä aikaa tutustua niihin.
Toinen merkittävä este on muutosvastarinta. Kun vanha tapa tehdä asiat toimii kohtuullisesti, uuden ominaisuuden opetteluun ei tunnu löytyvän sopivaa hetkeä. Taloushallinnon pk-yrityksissä resurssit ovat usein tiukat, ja kehittäminen siirtyy aina hieman tuonnemmaksi.
Kolmas syy on integraatioiden puuttuminen. Kirjanpito-ohjelma saattaa toimia eristyksissä muista yrityksen järjestelmistä, kuten verkkokaupasta, varastonhallinnasta tai HR-järjestelmästä. Tällöin tietoa siirretään manuaalisesti paikasta toiseen, vaikka oikein konfiguroitu integraatio hoitaisi saman työn automaattisesti.
Miten automaatio vähentää manuaalista työtä taloushallinnossa?
Taloushallinnon automaatio vähentää manuaalista työtä poistamalla toistuvat, sääntöpohjaiset tehtävät ihmisen työnkuvasta. Kun järjestelmä tunnistaa, luokittelee ja kirjaa tapahtumat automaattisesti, taloushenkilöstö vapautuu käyttämään aikaansa analyysiin, ennustamiseen ja päätöksenteon tukemiseen.
Käytännön esimerkkejä automaation tuomista ajansäästöistä taloushallinnossa:
- Ostolaskujen käsittely: Sähköinen lasku saapuu suoraan järjestelmään, tekoäly lukee tiedot, ehdottaa tiliöintiä ja lähettää laskun hyväksymiskiertoon ilman manuaalista tallennusta.
- Maksumuistutukset: Järjestelmä seuraa myyntilaskujen eräpäiviä ja lähettää muistutukset automaattisesti ennalta määritellyn aikataulun mukaan.
- Palkanlaskenta: Toistuvat palkkaerät, lomapalkat ja ennakonpidätykset lasketaan automaattisesti, kun perustiedot on syötetty oikein.
- Alv-ilmoitukset: Järjestelmä kokoaa arvonlisäveroilmoituksen tiedot automaattisesti kirjanpidosta. Muista, että arvonlisävero on ilmoitettava ja tilitettävä ajallaan, jos liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa.
Automaation todellinen hyöty näkyy virheiden vähenemisenä. Manuaalisessa työssä inhimilliset näppäilyvirheet ovat väistämättömiä, mutta automaattinen käsittely toistaa saman logiikan aina yhdenmukaisesti.
Milloin kannattaa harkita taloushallinnon järjestelmän vaihtamista?
Järjestelmän vaihtamista kannattaa harkita silloin, kun nykyinen kirjanpito-ohjelma ei enää tue yrityksen kasvua, integraatiomahdollisuudet ovat rajalliset tai järjestelmässä ei ole toimivia mobiili- ja pilviominaisuuksia. Jos manuaalinen työ ei vähene ohjelmiston päivityksienkään jälkeen, on aika arvioida vaihtoehtoja.
Konkreettisia merkkejä siitä, että nykyinen järjestelmä on tullut tiensä päähän:
- Raporttien tuottaminen vaatii paljon manuaalista koostamista Excelissä
- Järjestelmä ei kommunikoi muiden käytössä olevien ohjelmistojen kanssa
- Käyttöliittymä on vanhentunut eikä tue mobiililaitteita
- Tuki ja päivitykset ovat harventuneet tai loppuneet kokonaan
- Laskutus, kirjanpito ja palkanlaskenta toimivat erillisissä, toisistaan irrallisissa ohjelmissa
Vaihtaminen on investointi, joka maksaa itsensä takaisin nopeammin kuin usein odotetaan, etenkin jos uusi järjestelmä vähentää merkittävästi manuaalista työtä ja parantaa tiedon reaaliaikaisuutta.
Miten tilitoimisto voi auttaa järjestelmien tehokkaammassa käytössä?
Tilitoimisto voi auttaa tunnistamaan, mitkä nykyisen järjestelmän ominaisuudet jäävät hyödyntämättä, konfiguroimaan automaatiot yrityksen prosesseihin sopiviksi ja kouluttamaan henkilöstöä käyttämään ohjelmistoa täysimääräisesti. Hyvä tilitoimistokumppani ei pelkästään tee kirjanpitoa vaan toimii aktiivisesti taloushallinnon kehittämisessä.
Me Festum Accountingilla toimimme Netvisor Premium+ Partnereina, mikä tarkoittaa, että meillä on ajantasainen ja syvällinen osaaminen Netvisor-ohjelmiston kaikista ominaisuuksista. Käytämme arjessamme myös Fennoaa ja Hausvise-järjestelmää, joten pystymme palvelemaan erilaisia yrityksiä ja toimialoja, kiinteistökirjanpito mukaan lukien.
Tilitoimiston rooli järjestelmäkehittämisessä voi käytännössä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa:
- Automaatioiden rakentaminen ostolaskujen käsittelyyn ja hyväksymiskiertoon
- Raporttimallien luominen johdon päätöksenteon tueksi
- Integraatioiden käyttöönotto yrityksen muiden järjestelmien kanssa
- Järjestelmän käyttöönotto tai siirtyminen uuteen ohjelmistoon hallitusti
Taloushallinnon tehostaminen ei vaadi aina uuden järjestelmän hankkimista. Usein kyse on siitä, että nykyinen kirjanpito-ohjelma otetaan aidosti haltuun asiantuntijan tuella. Jos haluat selvittää, miten teidän yrityksenne taloushallintoa voisi tehostaa, ota meihin yhteyttä ja katsotaan yhdessä, mistä liikkeelle kannattaa lähteä.