Tekoäly vähentää taloushallinnon manuaalista työtä automatisoimalla toistuvia ja sääntöpohjaisia tehtäviä, kuten laskujen käsittelyn, tiliöinnin ja täsmäytyksen. Kun rutiinit hoituvat ohjelmiston avulla, kirjanpitäjät voivat keskittyä analyysiin, neuvontaan ja asiakaspalveluun. Alla käymme läpi tarkemmin, mitä tekoäly käytännössä tekee ja mitä se ei voi korvata.
Mitä taloushallinnon tehtäviä tekoäly pystyy automatisoimaan?
Tekoäly pystyy automatisoimaan laajan joukon taloushallinnon rutiinitehtäviä, erityisesti sellaisia, joissa käsitellään toistuvaa, rakenteista dataa. Käytännössä automaatio kirjanpidossa kattaa ostolaskujen vastaanoton ja tiliöinnin, myyntilaskujen lähetyksen, maksusuoritusten kohdistamisen, arvonlisäveroilmoitusten laskemisen sekä raporttien koostamisen.
Tekoäly oppii tunnistamaan kaavoja, esimerkiksi miltä toimittajalta lasku tulee ja mille tilille se kuuluu, ja tekee jatkossa vastaavat tiliöinnit automaattisesti. Samoin kausittaiset ilmoitukset, kuten alv-ilmoitukset, voidaan pitkälti automatisoida, kun järjestelmä kerää tiedot suoraan kirjanpidon datasta. Muistutettakoon, että arvonlisävero on ilmoitettava ja tilitettävä ajallaan, jos liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa, ja automaatio auttaa pitämään tästä kiinni.
Miten tekoäly käytännössä tunnistaa ja käsittelee laskuja?
Tekoäly tunnistaa laskut optisen tekstintunnistuksen ja koneoppimisen yhdistelmällä. Järjestelmä lukee saapuvan laskun, poimii siitä olennaiset tiedot kuten toimittajan nimen, summan, päivämäärän ja viitteen, vertaa niitä olemassa oleviin tietoihin ja ehdottaa tai tekee tiliöinnin automaattisesti.
Mitä enemmän järjestelmä käsittelee laskuja, sitä tarkemmaksi se oppii. Ensimmäisillä kerroilla kirjanpitäjä tarkistaa ja hyväksyy ehdotukset, mutta ajan myötä rutiinilaskut alkavat kulkea läpi lähes ilman manuaalista kosketusta. Poikkeamat, kuten epätavallinen summa tai tuntematon toimittaja, järjestelmä liputtaa ihmisen tarkistettavaksi. Näin taloushallinnon automaatio ei poista ihmistä prosessista, vaan kohdistaa hänen huomionsa sinne, missä sitä oikeasti tarvitaan.
Kuinka paljon aikaa automaatio säästää tilitoimistossa?
Automaatio voi säästää merkittävän osan manuaaliseen tietojen syöttöön ja tarkistamiseen kuluvasta ajasta tilitoimistossa. Säästö riippuu laskuvolyymistä, käytetyistä järjestelmistä ja siitä, kuinka pitkälle prosessit on automatisoitu, mutta rutiinitehtävissä aikasäästöt ovat käytännössä huomattavia.
Meillä Festum Accountingilla automaatio ja tekoäly ovat osa päivittäistä työtä, mikä vapauttaa asiantuntijoidemme aikaa haastavampiin tehtäviin ja vähentää myös henkilöstön vaihtuvuutta. Kun kirjanpitäjä ei käytä tunteja laskujen manuaaliseen syöttöön, hän ehtii paneutua asiakkaan talouden analysointiin, budjetointiin ja neuvontaan. Tämä hyödyttää suoraan asiakasta, jonka taloushallinto pysyy reaaliaikaisena ja virheettömämpänä.
Tarvitaanko tekoälyn rinnalla silti ihmistä?
Kyllä, ihmistä tarvitaan tekoälyn rinnalla edelleen. Tekoäly hoitaa toistuvat ja sääntöpohjaiset tehtävät tehokkaasti, mutta tulkintaa, harkintaa ja asiakassuhdetta vaativat tilanteet edellyttävät aina asiantuntijaa. Tekoäly ei esimerkiksi osaa neuvoa yritystä verotuksen optimoinnissa tai arvioida, mikä rahoitusrakenne sopii juuri tämän asiakkaan tilanteeseen.
Tekoäly kirjanpidossa toimii parhaiten, kun sen takana on osaava ammattilainen, joka tarkistaa poikkeamat, tulkitsee luvut ja kääntää ne liiketoimintaa hyödyttäväksi tiedoksi. Lisäksi lainsäädäntö, verotuskäytännöt ja yrityskohtaiset erityistilanteet muuttuvat jatkuvasti, eikä järjestelmä pysy mukana ilman ihmisen ohjausta. Tekoäly on tehokas työkalu, mutta asiantuntijan korvike siitä ei tule.
Mitä ohjelmistoja taloushallinnon tekoäly hyödyntää?
Taloushallinnon tekoäly ja automaatio toimivat modernien pilvipohjaisten taloushallinto-ohjelmistojen päällä. Yleisimpiä Suomessa käytettyjä järjestelmiä ovat Netvisor, Fennoa, Procountor ja Visma. Nämä alustat sisältävät valmiita automaatiotoimintoja ja integroituvat esimerkiksi pankkiyhteyksiin, verkkolaskutukseen ja palkanlaskentaan.
Ohjelmiston valinta vaikuttaa suoraan siihen, kuinka pitkälle automaatio voidaan viedä. Meillä on käytössä muun muassa Netvisor, Fennoa ja Hausvise, joka on erikoistunut kiinteistökirjanpitoon ja taloyhtiöiden tarpeisiin. Netvisor Premium+ Partner -statuksemme tarkoittaa, että meillä on ajantasainen osaaminen ohjelmiston hyödyntämiseen täysimääräisesti. Oikea järjestelmä yhdistettynä osaavaan tiimiin on se yhdistelmä, jolla taloushallinnon manuaalinen työ todella vähenee.
Haluatko selvittää, miten taloushallinnon automaatio sopisi juuri sinun yrityksesi arkeen? Ota yhteyttä Festum Accountingiin ja kerromme, miten voimme järkeistää taloushallintosi modernien järjestelmien ja asiantuntevan tiimimme avulla.