Tulorekisteri-ilmoitus tehdään oikein, kun työnantaja ilmoittaa jokaisen palkanmaksun jälkeen palkansaajan tulotiedot tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Ilmoituksessa eritellään maksettu palkka, ennakonpidätys, työnantajan sivukulut sekä muut korvaukset. Oikein tehty palkkatietoilmoitus varmistaa, että verottaja, Kela ja muut viranomaiset saavat ajantasaiset tiedot automaattisesti ilman erillisiä lisäilmoituksia.
Myöhästynyt tai virheellinen tulorekisteri-ilmoitus tuo yllättäviä lisäkuluja
Tulorekisteri-ilmoituksen laiminlyönti tai virheellinen tieto ei jää huomaamatta. Verohallinto voi määrätä laiminlyöntimaksun, jonka suuruus riippuu viivästyksen pituudesta ja ilmoitusten määrästä. Virheellinen palkkatietoilmoitus voi myös aiheuttaa palkansaajalle ongelmia esimerkiksi etuuksien laskennassa. Korjausilmoituksen tekeminen jälkikäteen on mahdollista, mutta se vaatii aikaa ja tarkkuutta. Paras tapa välttää nämä tilanteet on hoitaa ilmoitukset ajallaan ja oikeilla tiedoilla heti alusta lähtien.
Puutteelliset palkkatiedot hidastavat koko yrityksen taloushallintoa
Kun tulorekisteriin ilmoitetaan vain pakolliset perustiedot ja vapaaehtoisia lisätietoja jätetään pois, muut viranomaiset joutuvat pyytämään tietoja erikseen. Tämä tarkoittaa lisätyötä sekä työnantajalle että kirjanpitäjälle. Vapaaehtoisten tietojen, kuten luontoisetujen tai kustannusten korvausten, ilmoittaminen kerralla oikein vähentää kyselyiden määrää merkittävästi. Hyvä palkanlaskija osaa ohjata, mitkä tiedot kannattaa aina ilmoittaa, vaikka laki ei sitä suoraan vaatisikaan.
Mitä tulorekisteri-ilmoitus tarkoittaa ja kenelle se kuuluu?
Tulorekisteri-ilmoitus on työnantajan velvollisuus ilmoittaa palkansaajan tulotiedot kansalliseen tulorekisteriin jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Velvollisuus koskee kaikkia työnantajia yritysmuodosta tai koosta riippumatta, myös kotitaloustyönantajia, yhdistyksiä ja säätiöitä.
Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä kansallinen tietokanta, joka otettiin käyttöön vuonna 2019. Se korvasi aiemmat vuosi-ilmoitukset useille eri viranomaisille. Nykyään tieto kulkee automaattisesti tulorekisteristä Verohallinnolle, Kelalle, työeläkeyhtiöille, Työttömyysvakuutusrahastolle ja muille tietoja tarvitseville tahoille.
Käytännössä tulorekisteri-ilmoittaminen koskee kaikkia tilanteita, joissa maksetaan palkkaa, palkkiota, luontoisetuja tai muita työsuhteen perusteella maksettavia korvauksia. Myös esimerkiksi kokouspalkkiot ja luottamushenkilöiden palkkiot kuuluvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin.
Mitkä tiedot tulorekisteri-ilmoitukseen pitää merkitä?
Palkkatietoilmoitukseen merkitään vähintään palkansaajan henkilötunnus, maksupäivä, tulolaji sekä maksettu rahamäärä ja toimitettu ennakonpidätys. Nämä ovat pakollisia tietoja jokaisessa ilmoituksessa. Lisäksi työnantajan on ilmoitettava työnantajan erillisilmoituksella työnantajan sivukulut.
Pakollisten tietojen lisäksi on olemassa vapaaehtoisia lisätietoja, joiden ilmoittaminen on suositeltavaa. Näitä ovat muun muassa:
- Työsuhteen tyyppi ja kesto
- Poissaolotiedot, kuten sairauspoissaolot ja vuosilomat
- Luontoisedut eriteltynä, kuten auto- tai puhelinetu
- Kustannusten korvaukset, kuten kilometrikorvaukset ja päivärahat
- Palkkakausi, jolta palkka on maksettu
Vapaaehtoisten tietojen ilmoittaminen vähentää huomattavasti erillisiä tietopyyntöjä eri viranomaisilta. Jos esimerkiksi Kela tarvitsee tietoja sairauspäivärahaa varten, se saa ne suoraan tulorekisteristä ilman, että työnantajan tarvitsee toimittaa selvityksiä erikseen.
Milloin tulorekisteri-ilmoitus täytyy tehdä?
Palkkatietoilmoitus on tehtävä viiden kalenteripäivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Työnantajan erillisilmoitus, jolla ilmoitetaan työnantajan sivukulut, on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.
Määräajat ovat tiukat, eikä niistä poiketa. Jos palkanmaksupäivä on esimerkiksi kuukauden 25. päivä, palkkatietoilmoitus on toimitettava viimeistään kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Viikonloput ja pyhäpäivät lasketaan mukaan, mutta jos määräaika osuu pyhäpäivälle, se siirtyy seuraavalle arkipäivälle.
Kotitaloustyönantajilla on hieman pidempi ilmoitusaika. He voivat antaa ilmoituksen palkanmaksukuukautta seuraavan kuukauden viidenteen päivään mennessä, jos he käyttävät kotitalous.fi-palvelua.
Miten tulorekisteri-ilmoitus tehdään käytännössä?
Tulorekisteri-ilmoitus tehdään joko tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa osoitteessa tulorekisteri.fi, teknisellä rajapinnalla suoraan palkanlaskentajärjestelmästä tai paperilomakkeella poikkeustapauksissa. Suurin osa yrityksistä käyttää palkanlaskentaohjelmaa, joka lähettää tiedot automaattisesti.
Käytännön prosessi etenee näin:
- Palkanlaskenta tehdään normaalisti palkanlaskentaohjelmassa.
- Ohjelma muodostaa tulorekisteri-ilmoituksen automaattisesti palkanmaksun yhteydessä.
- Ilmoitus lähetetään tulorekisteriin joko automaattisesti tai erikseen hyväksymällä.
- Tulorekisteri vahvistaa ilmoituksen vastaanotetuksi.
- Tarvittaessa ilmoitusta voidaan korjata antamalla uusi korvaava ilmoitus.
Meillä Festum Accountingilla käytämme Netvisor-palkanlaskentajärjestelmää, joka on suoraan integroitu tulorekisteriin. Tämä tarkoittaa, että ilmoitukset lähtevät ajallaan ja oikeilla tiedoilla ilman manuaalisia välivaiheita, mikä minimoi virheriskin.
Mitkä ovat yleisimmät virheet tulorekisteri-ilmoituksessa?
Yleisimmät tulorekisterivirheet ovat väärä tulolaji, puuttuva tai virheellinen henkilötunnus, ilmoituksen myöhästyminen sekä se, että vapaaehtoisia tietoja ei ilmoiteta lainkaan. Myös luontoisetujen ja kustannusten korvausten ilmoittamatta jättäminen on yleistä.
Tulolajin valinta on yksi herkimmistä kohdista. Suomessa on käytössä satoja eri tulolajeja, ja väärä valinta voi johtaa siihen, että palkansaajan etuudet lasketaan väärin tai työnantajalle tulee ylimääräisiä selvityspyyntöjä. Esimerkiksi kilometrikorvaukset ja päivärahat on ilmoitettava omilla tulolajikoodeillaan, ei osana peruspalkkaa.
Toinen yleinen ongelma on korjausilmoitusten tekeminen liian myöhään tai väärin. Kun virhe huomataan, korjausilmoitus on annettava viipymättä. Alkuperäistä ilmoitusta ei poisteta, vaan uusi ilmoitus korvaa sen. Jos korjauksia tehdään useita, on tärkeää varmistaa, että viimeisin ilmoitus sisältää kaikki oikeat tiedot kokonaisuudessaan.
Jos tulorekisteri-ilmoittaminen tuntuu monimutkaiselta tai epävarmuus virheistä vaivaa, kannattaa kääntyä asiantuntijan puoleen. Ota yhteyttä meihin ja selvitetään yhdessä, miten palkanlaskenta ja tulorekisteri-ilmoittaminen saadaan sujumaan ilman huolia.