Festum suosittelee kaikille yrityksille sähköistä taloushallintoa, mutta mitä se oikeastaan tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on yrityksen toiminnalle? Listaan viisi hyvää syytä, miksi sinunkin kannattaa siirtyä sähköiseen taloushallintoon.
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa, että aiemmin manuaalisesti ja paperilla tehtyjä töitä tehdään sähköisesti joko tietokoneella, puhelimella tai tabletilla. Työvälineenä on taloushallinnon ohjelmisto, joka toimii pilvipalveluna, eli mitään ohjelmaa ei tarvitse ladata omalle koneelle. Ohjelmaan pääsee missä, milloin ja millä välineellä tahansa, kunhan internet toimii. Jos osaat käyttää verkkopankkia, osaat myös käyttää sähköistä taloushallinto-ohjelmistoa.
Sähköinen taloushallinto Festumilla
Meillä Festum Accountingilla on käytössä Visman Netvisor-ohjelmisto. Siellä hoituvat mm. laskujen sähköinen lähettäminen ja vastaanotto, ostolaskujen kierrätys, matka- ja kululaskut, kirjanpito sekä palkanlaskenta. Yritys ja tilitoimiston väki toimivat siis samassa ympäristössä, vastuualueet vain määritetään yrityksen tarpeiden mukaisesti. Sähköinen taloushallinto on johtamisen väline, joka perustuu reaaliaikaiseen tietoon, jota voi käyttää missä ja milloin tahansa.
Jos osaat käyttää verkkopankkia, osaat myös käyttää sähköistä taloushallinto-ohjelmistoa.
Yrityksen kassavirran turvaamiseksi on erityisen tärkeää, että myyntilaskut tehdään ripeästi ja ajantasaisesti, tarkkuudesta puhumattakaan. Laskutus voi olla myös imagokysymys; laskut ovat selkeitä, summat oikein ja laskutus hoidetaan säännöllisesti. Jos puolikin vuotta vanha myyntilasku laskutetaan vasta nyt, niin pahimmassa tapauksessa laskun maksajaa ei enää ole edes olemassa. Laskutuksen pitkittyessä myös riitatilanteet yleistyvät.
5 syytä, miksi vaihtaa sähköiseen myyntilaskutukseen
1. Myyntisaamisten kiertoajat lyhenevät. Toki, jos myyntilaskun tekeminen tarkoittaa esimerkiksi asiakaskohtaisten alennusten muistamista eikä lasku ole kiveen hakattu summa (vrt. esimerkiksi vuokra), voit tehdä myyntilaskut itse. Tästä eteenpäin tilitoimisto voi kuitenkin hoitaa myyntisaamisen seurannan, eli eräpäivät, perinnät, ym.
2. Varmistat, että kassassa on rahaa. Menot syntyvät lähes poikkeuksetta ennen tuloja, kun materiaalit, palkat, ym. pitää hoitaa ennen kuin maksaja on laskun maksanut. Viivästynyt lasku tarkoittaa viivästynyttä maksua.
3. Et joudu maksuvaikeuksiin. Viivästyneestä laskutuksesta johtuva viivästynyt maksu voi heikentää omaa maksukykyäsi. Koko liiketoiminta voi olla vaarassa, sinulla on kohonnut riski joutua toimittajien mustille listoille, jolloin et saa esimerkiksi ostettua tavaraa laskulle.
4. Annat hyvän kuvan yrityksestäsi. Ajantasainen ja ripeä laskutus on yksi osa-alue toimivassa asiakassuhteessa.
5. Myyntilaskut arkistoituvat GDPR:n ja kirjanpitolakien mukaisesti sähköiseen taloushallintoon. Laskut, maksut ja perinnät on helppo tarkistaa esimerkiksi riitatilanteissa. Inhimilliset erehdykset ja unohdukset minimoidaan.
Sähköisen taloushallinnon kulut
Moni miettii sähköisen taloushallinnon käyttöönottoa kulujen kautta. Vaikka on totta, että sähköinen taloushallinto maksaa hieman enemmän, kannattaa miettiä, onko yllä olevien syiden valossa asia sellainen, mistä haluat liiketoiminnassasi säästää.
Sähköisen taloushallinnon kulu koostuu seuraavista:
- järjestelmämaksu
- tapahtumamaksut (laskun lähetys/vastaanotto, maksatus, palkanmaksut, ym.)
- tilitoimiston kiinteä palvelumaksu
Kiinteään hintaan sisältyy yhdessä asiakkaan kanssa sovitut palvelut. Lisäkustannuksia saattaa tulla tietyistä projektiluonteisista töistä, kuten konsultoinnista, lisäselvityksistä tai erillisistä toimeksiannoista, kuten yhtiömuodon muutoksista tai sukupolven vaihdoksista.
Sähköinen taloushallinto on johtamisen väline, joka perustuu reaaliaikaiseen tietoon, jota voi käyttää missä ja milloin tahansa.
Jos päiväsi kuluvat töissä ja teet paperihommia yöllä tai silloin, kun niihin jää aikaa, kannattaa pohtia kuinka paljon säästäisit työtunteja, jos tilitoimisto hoitaisi myynti- ja ostoreskontran puolestasi?
Festumin ajatuksena on, että kaikilla asiakkaillamme olisi sähköinen taloushallinto. Olethan yhteydessä kirjanpitäjääsi, niin järjestämme sinulle lisää aikaa.
Talvisin terveisin,
Kirsi Keipi
