Lomapalkkavaraus kirjanpidollisessa näkökulmassa on omien kokemusteni mukaan yksi hankalammin ymmärrettävistä kirjanpidon tapahtumista. Periaatteen ymmärtävät kaikki, mutta varauksen luvut tuloslaskelmassa saa helposti ajatukset aivan sekaisin.
Kirjoittanut: Kirsi Keipi, aluejohtaja, Satakunta
Lomapalkkavaraus kertoo, paljonko yritys on velkaa työntekijöille heidän ansaitsemistaan lomista sosiaalikuluineen kyseisenä päivänä. Työntekijälle kertyy palkallista lomaa, riippuen työsuhteen kestosta, yleensä joko 2 tai 2,5 päivää kuukaudessa, mikäli 14 päivän tai 35 tunnin sääntö täyttyy.
Vuosilomalain mukaan täytenä lomanmääräytymiskuukautena pidetään kalenterikuukautta, jolloin työntekijälle on kertynyt 14 työpäivää tai työpäivän veroista päivää. Jos työntekijä on sopimuksen mukaan työssä niin harvoin, ettei hänelle kerry 14 työpäivää, niin täydeksi lomanmääräytymiskuukaudeksi katsotaan sellainen kalenterikuukausi, jonka aikana työntekijälle on kertynyt vähintään 35 tuntia tai työssäolon veroista tuntia.
Lomapalkkavaraus tuloslaskelmassa
Tuloslaskelmassa näkyy ainoastaan lomapalkkavarauksen muutos edelliseen kuuhun, mikäli varaus tehdään kuukausittain. Kertynyt lomapalkkavelka kokonaisuudessaan näkyy taseessa.
Mikäli varausta ei tehdä kuukausittain, niin maksetut lomapalkat ja -rahat tulee kirjata kuluksi suoraan tuloslaskelmaan. Tällöin tilinpäätöskuukaudelle kirjataan lomapalkkavelka tilinpäätöspäivänä.
Jos taas lomapalkkavaraus tehdään kuukausittain, niin lomapalkkojen ja -rahojen maksu näkyy ainoastaan taseen kahden tilin välisenä kirjauksena. Tämä saattaa aiheuttaa hämmennystä kesäkuukausina, jolloin suurin osa lomista pidetään.
Tällöin, jos henkilö on koko kuukauden lomalla, lomapalkka ja -raha poistuvat, eli purkautuvat, taseesta ja tuloslaskelmaan ei tule laisinkaan palkkakuluja, paitsi kertyvän loman osalta uutena lomapalkkavarauksena.
Kulu maksetusta lomasta on kirjattu siinä vaiheessa tuloslaskelmaan, kun lomapäivät on ansaittu ja varaus on tehty. Kun loma pidetään, niin lomapalkkavaraus purkautuu.
Lomapalkkavarauksen purku ei siis aiheuta kirjausta tuloslaskelmaan. Näin ollen tuloslaskelmasta ei automaattisesti näy tilikauden aikana maksettua kokonaispalkkasummaa laisinkaan. Jotta tämäkin tieto näkyisi esim. tilintarkastajalle, niin me Festumilla teemme tuloslaskelmassa plus- ja miinuskirjauksen maksettujen lomapalkkojen ja lomapalkkajaksotuksen kirjanpitotilien välillä. Tällä kirjauksella ei kuitenkaan ole mitään tulosvaikutusta.
Suositukset lomapalkkavaraukseen
Suositeltavaa on, että lomapalkkavaraus tehdään kuukausittain, varsinkin jos yrityksessä on useampia työntekijöitä.
Mikäli varaus tehdään vain tilinpäätöksessä, tuloslaskelma ja tase eivät ole oikein tilikauden muina kuukausina. Kun lomapalkkavaraus tehdään vain tilinpäätökseen, se saattaa aiheuttaa ikävän yllätyksen, koska kulut kasvavat varauksen muutoksen verran.
Tilikauden ollessa kalenterivuosi, marraskuu saattaa näyttää ihan hyvältä, mutta varauksen jälkeen joulukuu voi ollakin tappiollinen. Tämä sama koskee muitakin varauksia, kuten esim. poistoja ja varaston muutosta.
Varaukset todellakin kannattaa jaksottaa kuukausittain, jolloin kirjanpito on tilinpäätöstasoista. Näin kuukausittaiset raportit ovat oikein ja tilinpäätös ei aiheuta odottamattomia yllätyksiä.