Palkanlaskenta: Säästänkö, jos lasken palkat itse?

Palkanlaskenta on yksi kriittisimmistä toiminnoista yrityksen toiminnassa, varsinkin silloin, kun palkkalistalla on omistajan lisäksi yrityksen ulkopuolisia henkilöitä.

Kirjoittanut: Kirsi Keipi, aluejohtaja, Satakunta

Usein kuulee sanottavan, että työntekijä on yrityksen tärkein voimavara. Sanonta on mielestäni vähän kulahtanut, mutta erittäin paikkansapitävä. Työntekijäthän pitkälti tekevät yrityksen tuloksen.

Työntekijä saa tekemästään työsuorituksesta palkan, jota säätelee monet lait ja asetukset, kuten työsopimuslaki, työaikalaki, ennakonperintälaki, vuosilomalaki, työehtosopimukset jne. Lainsäädäntö pitää siis sisällään paljon asioita, joista työnantaja ja työntekijä eivät voi edes keskenään sopia.

Palkanlaskenta on helppoa, niin kauan kun eteen ei tule ongelmia

Palkkahallintoon kuuluu paljon muutakin kuin itse palkanlaskenta. Palkanlaskija vastaa myös tulorekisteri-ilmoituksista, ulosotto- ja ay-tilityksistä sekä Kelahakemuksista. Näillä on puolestaan vaikutusta mm. palkansaajan eläkkeen kertymiseen ja sairaspäivärahoihin.

Luontoisetujen, kuten auto- ja asuntoedun verotusarvot tulee myös vuosittain tarkistaa vastaamaan verottajan antamia luontoisetujen laskentaperusteita.

Palkanlaskija myös tuottaa kirjanpitotositteet ja lomapalkkavarauksen kirjanpitoon, eli palkanlaskijalta edellytetään myös jonkin verran kirjanpidon tietämystä.

Hyvin hoidettu palkkahallinto jopa auttaa omalta osaltaan sitouttamaan työntekijät yritykseen, sillä kenelläpä on työpaikalla hyvät fiilikset, jos palkka on laskettu usein väärin.

Palkanlaskenta ja sopiminen

Palkanlaskijan on tiedettävä, mistä asioista työnantajan ja työntekijän välillä voidaan sopia ja mikä on pakottavaa lainsäädäntöä. Esimerkkinä vuosiloman pitäminen: 2 viikkoa lomasta on pidettävä lomakaudella yhdenjaksoisena.

Tästä ei saa poiketa, vaikka loman pilkkominen sopisi työntekijälle ja työnantajalle. On myös tiedettävä, mistä asioista voidaan paikallisesti sopia.

Palkanlaskija auttaa työehtosopimuksen tulkinnassa ja työsopimuksissa

Kun palkat lasketaan täällä tilitoimistossa, me olemme vastuussa yllä mainitsemistani seikoista. Lisäksi tällöin työnantaja saa halutessaan apuja vaikkapa työsopimuksen laadintaan tai työehtosopimuksen tulkintaan.

Monella palkanlaskijallamme on useiden vuosien kokemus palkanlaskennasta. Eteen on tullut monenmoista tilannetta, ongelmaa ja jopa riitatilannetta työnantajan ja palkansaajan välillä. Palkanlaskija tietää myös sen, milloin on hyvä ottaa lainopillista apua kehiin.

Säästääkö itse tehty palkanlaskenta?

Vastaus otsikossa esittämääni kysymykseen on, että itse laskelmalla säästät, mikäli palkanlaskenta kuuluu osaamisalueellesi, eikä siihen kuluva aika ole pois mistään tuottavammasta työstä.

Jos itselläsi kuitenkin on vähäkään sellainen tunne, ettei palkanlaskenta ole ihan vahvinta osaamistasi, niin suosittelen lämpimästi ulkoistamaan palkanlaskennan meille tilitoimistoon. Silloin voit luottaa, että palkat on oikein laskettu ja ajallaan saajien tilillä.

Huolehtimalla, että palkanlaskenta on ammattilaisen käsissä, voit keskittyä omaan ydintekemiseesi tai vaikkapa nauttia vapaa-ajasta perheen kanssa. Kun palkat laskee tilitoimiston ammattilainen, saatat jopa säästää, sillä palkanlaskennan virheet ja jälkikäteen tehty selvitystyö saattavat tulla kovinkin kalliiksi.