Taloushallinnon järjestelmät saadaan toimimaan yhdessä integroimalla ne toisiinsa joko suorien ohjelmistorajapintojen, automaatiotyökalujen tai yhteisen taloushallintojärjestelmän avulla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tieto siirtyy automaattisesti järjestelmästä toiseen ilman manuaalista syöttämistä. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä integrointi oikeasti tarkoittaa, mitkä yhdistelmät kannattaa tehdä ensin ja milloin asiantuntija-apu on viisain ratkaisu.
Mitä taloushallinnon järjestelmien integrointi tarkoittaa käytännössä?
Taloushallinnon järjestelmien integrointi tarkoittaa sitä, että erilliset ohjelmistot, kuten kirjanpito-ohjelma, palkanlaskentajärjestelmä, laskutusohjelmisto ja verkkokauppa, on yhdistetty niin, että ne jakavat tietoa automaattisesti keskenään. Tuloksena kirjanpitäjä ei enää kopioi lukuja järjestelmästä toiseen, vaan data kulkee itsestään.
Ilman integrointia sama tieto syötetään usein moneen paikkaan erikseen. Tämä vie aikaa, lisää virheiden riskiä ja tekee raportoinnista hidasta. Integroitu taloushallinto sen sijaan tuottaa reaaliaikaisen kuvan yrityksen taloudesta, koska kaikki järjestelmät puhuvat samaa kieltä ja päivittyvät samanaikaisesti.
Integrointi voi olla teknisesti kevyttä, esimerkiksi automaattinen tiedostojen siirto järjestelmien välillä, tai syvempää, jolloin järjestelmät kommunikoivat reaaliajassa rajapintojen kautta. Syvyys riippuu yrityksen tarpeista ja käytössä olevista ohjelmistoista.
Mitkä taloushallinnon järjestelmät kannattaa yhdistää ensimmäisenä?
Ensimmäisenä kannattaa yhdistää kirjanpito-ohjelma ja laskutusjärjestelmä, koska niiden välinen tiedonsiirto on päivittäistä ja virhealtista manuaalisesti hoidettuna. Seuraavaksi hyötyä tuo palkanlaskennan ja kirjanpidon integrointi sekä verkkokaupan tai kassajärjestelmän kytkeminen taloushallintoon.
Käytännössä kannattaa edetä näin:
- Myynti- ja ostolaskutus kirjanpitoon – laskut kirjautuvat automaattisesti ilman käsin syöttämistä
- Palkanlaskenta kirjanpitoon – palkkakirjaukset siirtyvät suoraan ilman erillistä täsmäytystä
- Verkkokauppa tai kassajärjestelmä taloushallintoon – myyntitapahtumat rekisteröityvät reaaliajassa
- Kuluhallinta ja matkalaskut – henkilöstön kulut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon hyväksynnän jälkeen
Tärkeintä on aloittaa sieltä, missä manuaalinen työ on raskainta ja toistuvinta. Pienelläkin yrityksellä laskutuksen ja kirjanpidon välinen integraatio voi säästää useita tunteja kuukaudessa.
Miten eri taloushallinnon ohjelmistot saadaan kommunikoimaan keskenään?
Taloushallinnon ohjelmistot saadaan kommunikoimaan keskenään kolmella päätavalla: suorien API-rajapintojen avulla, erillisten integraatioalustojen kautta tai käyttämällä yhtä kokonaisvaltaista järjestelmää, johon kaikki toiminnot on jo sisäänrakennettu.
API-rajapinnat ja valmiit integraatiot
Nykyaikaiset taloushallinnon ohjelmistot, kuten Netvisor, tarjoavat avoimia rajapintoja, joiden kautta muut järjestelmät voivat lähettää ja vastaanottaa tietoa automaattisesti. Esimerkiksi Netvisorin laaja kumppaniverkosto tarkoittaa, että monet yleisimmät ohjelmistot osaavat jo valmiiksi ”puhua” sen kanssa ilman räätälöintiä.
Integraatioalustat ja automaatiotyökalut
Jos suoraa rajapintayhteyttä ei ole, voidaan hyödyntää erillisiä integraatioalustoja, jotka toimivat välittäjänä kahden järjestelmän välillä. Nämä ratkaisut sopivat erityisesti tilanteisiin, joissa käytössä on useampi eri toimittajan ohjelmisto eikä niillä ole yhteistä natiiviyhteyskohtaa.
Miksi taloushallinnon järjestelmät eivät aina toimi yhteen?
Taloushallinnon järjestelmät eivät toimi yhteen yleisimmin siksi, että ne on hankittu eri aikoina eri tarpeisiin ilman kokonaisarkkitehtuurin suunnittelua. Vanhat järjestelmät eivät välttämättä tue moderneja rajapintoja, ja eri toimittajien ohjelmistot voivat käyttää erilaisia tietorakenteita tai formaatteja.
Muita yleisiä syitä ovat:
- Järjestelmät on otettu käyttöön ilman taloushallinnon kokonaiskuvan hahmottamista
- Ohjelmistotoimittajat eivät ole rakentaneet yhteensopivuutta keskenään
- Yrityksen prosessit ovat muuttuneet, mutta järjestelmäkokonaisuus ei ole päivittynyt niiden mukana
- Integraatio on teknisesti mahdollinen, mutta sen käyttöönottoon ei ole ollut aikaa tai osaamista
Usein kyse ei ole siitä, etteikö integrointi onnistuisi, vaan siitä, että se vaatii suunnittelua ja hetken panostuksen. Kun pohjatyö tehdään huolella, järjestelmät alkavat toimia saumattomasti yhdessä.
Milloin taloushallinnon integraatioissa kannattaa käyttää asiantuntija-apua?
Asiantuntija-apua kannattaa käyttää silloin, kun käytössä on useampi kuin kaksi järjestelmää, integrointi vaatii räätälöintiä tai yrityksen taloushallintoprosessit ovat monimutkaisia. Myös silloin, kun integraatioyritykset ovat jo epäonnistuneet tai tiedon laatu on heikentynyt, on viisaampaa ottaa ammattilainen mukaan kuin jatkaa kokeilua yksin.
Taloushallinnon automaatio ja järjestelmäintegraatiot ovat alue, jossa pienikin virhe voi johtaa kirjanpitovirheisiin tai puuttuviin tietoihin. Erityisesti silloin, kun integraatio koskee arvonlisäveroraportoinnin tai palkanlaskennan tietovirtoja, tarkkuus on kriittistä.
Me Festum Accountingilla autamme yrityksiä rakentamaan toimivan taloushallinnon kokonaisuuden. Netvisor Premium+ Partner -statuksemme tarkoittaa, että tunnemme Netvisorin integraatiomahdollisuudet syvällisesti ja osaamme yhdistää sen sujuvasti muihin käyttämiinne järjestelmiin. Autamme myös kartoittamaan, mitkä integraatiot tuovat yrityksellenne eniten hyötyä suhteessa panostukseen.
Haluatko selvittää, miten taloushallintonne järjestelmät saataisiin toimimaan paremmin yhteen? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, niin katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii juuri teidän yrityksellenne.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.