Budjetointi – mitä se tarkoittaa?

Budjetointi on tulevaisuuden suunnittelua. Budjetointiin liittyy numerot, mutta myös kaikki asiat niiden numeroiden takana. Meillä on jokin tavoite, mutta miten sinne päästään?

Valitettavan harva yritys miettii numeroita syvemmälle. Ensi vuodelle asetetaan liikevaihdollinen tavoite, mutta ei ajatella, mitä sinne numeroiden taakse kuuluu. Esimerkiksi voidaan miettiä, että yrityksen pitäisi kasvaa. Tässä pitää miettiä mistä kasvu tulee: ostetaanko yrityksiä, palkataanko myyjiä tai muita toimenpiteitä.

Näistä päästään jälleen pidemmälle toimenpiteisiin: jos palkkaamme myyjän, paljonko myyntiä pitää tehdä, jotta myyjä on investointi? Kuinka paljon pitää olla asiakasmassaa, jotta myyjä pääsee tuohon tavoitteiseen? Mistä tämä massa tulee, aiheutuuko sen hankinnasta kuluja, jotka heijastetaan taas muihin numeroihin?

Budjetointi on siis paljon muutakin, kuin numeroiden syöttämistä Exceliin ja niiden kertotaulua.

Organisaation ja pienyrittäjän budjetointi eroaa

Isommassa organisaatiossa yleensä hallitus asettaa tavoitteet ja operatiivinen johto miettii keinot päästä näihin tavoitteisiin. Kommunikaatio on yksi merkittävin tekijä tällaista budjetointia tehtäessä – realiteetit täytyy pitää mielessä. Hallitus voi sanoa operatiiviselle johdolle, että hei, ensi vuonna liikevaihdon tavoite on tämä, operatiivinen johto kertoo sen kaipaavan tiettyjä investointeja – kuten esimerkiksi rekrytointi.

Tuontia tai vientiä harjoittavien yritysten budjetointi on oma lukunsa, johon pitää miettiä maailman markkinoiden tilanne ja ennusteet, toimialanäkymät sekä muut kansainvälisen toiminnan vaatimat edellytykset. Heidän pitää siis miettiä myös ulkoisia tekijöitä sisäisten tekijöiden lisäksi.

Millaisen yrityksen pitäisi budjetoida?

Vastaus on aika yksinkertainen: ei ole sellaista yritystä, minkä ei pitäisi budjetoida. On kevyitä tapoja tehdä budjetointia. Voit aloittaa vaikka numeroiden kirjaamisesta ylös ja miettiä, mihin niitä numeroita vertaat nyt ja vuoden päästä. Ei siis tarvitse lähteä pilkkomaan heti jokaista kuluerää, vaan kehittää budjetointiaan pidemmällä aikavälillä.

Yksinkertaisimmillaan ajatus on: jos sinulla ei ole tavoitetta, mistä tiedät mitä sinun pitää tehdä?

Projektiliiketoiminnan budjetointi

Toisilla aloilla budjetointi on vaikeampaa. Yritykset, joissa tehdään projekteittain kauppaa ja projekti kestää tietyn, ennalta määrätyn ajan ja projekti saadaan maaliin sen vuoden aikana, on helpompi budjetoida kuin pitkää projektia tekevien yritysten liiketoiminta. Helpompiin projektimallisiin liiketoimiin kuuluvat esimerkiksi suunnittelutoimistot ja useat muut asiantuntijapalveluita tarjoavat yritykset.

Pitkien projektien kanssa eletään kassan mukaan. Tiedetään suunnilleen, miten tämä vuosi menee. Tämänkin kaltaisessa liiketoiminnassa ulkopuolisen näkemys on arvokasta.

Ulkopuolinen apu budjetoinnissa

Monia kauhistuttaa ajatus ulkopuolisesta asiantuntijasta tarkastelemassa yrityksen lukuja. Vielä pelottavampi ajatus on ulkopuolinen hallitus, harvoilla pk-yrityksillä on tällainen. Ajatellaan, että ”minun yritykseni, vastaan itselleni peilin edessä joka aamu, en halua ketään vahtimaan”. Ulkoisen hallituksen ottaminen tuo kuitenkin ryhtiä hallintoon ja asioiden hoitamiseen.

Vastaatko kuitenkaan täysin pelkästään itsellesi? Toimitusjohtajana vastaat työntekijöillesi ja asiakkaillesi. Työntekijät luottavat, että hoidat yritystäsi niin hyvin, että he saavat palkkansa. Asiakkaasi luottavat, että hoidat yrityksesi niin hyvin, että he saavat lupaamasi tuotteet ja palvelut. Katastrofeja tapahtuu aina silloin tällöin, mutta riskeihin on valmistauduttava.

Mentorit ja advisorit ovat myös loistava keino saada objektiivista näkökulmaa.  

Mitä hyötyä budjetoinnista on

Budjetti on raami ja tavoiteasetanta. Budjetointi tuo selkeyttä liiketoiminnan tavoitteisiin tarvittavista toimenpiteistä eli niistä käytännön asioista, mitä vaikkapa ensi vuonna pitää tehdä. Jos budjetoinnin ottaa prosessina yrityksen vuosikelloon tehdä edes sen kerran kuukaudessa, laivassa on toimiva ruori.

Jos budjetointia viedään sille tasolle, että tehdään ennusteita tai rullaavaa budjetointia, pitää homma hallita ja asiantuntemusta olla paljon. Rullaava budjetointi tarkoittaa jatkuvaa tulevan ennustamista.

Budjetoinnin työkalut

Jos vähänkään tuntuu siltä, ettei numeroiden pyörittäminen ole se ”oma juttu”, ole yhteydessä asiantuntijaan. Esimerkiksi meiltä Festumilta asiakkaat saavat apua budjetoinnissa, lukujen ja käytännön toimenpiteiden suunnittelussa.

Työkaluista budjetointi ei ole kiinni – ei siis tarvitse sijoittaa tuhansia ja taas tuhansia euroja kalliisiin ohjelmistoihin, vaan yksinkertaisimmillaan budjetoinnin voi tehdä Excelissä. Toki Excelissä budjetointi vaatii kaavojen käyttämistä, ihan perus =SUMMA(A1;A2) kaavalla ei välttämättä pärjää.

Budjetointiin on olemassa myös kevyitä työkaluja, jotka ovat integroitu talousjärjestelmääsi. Kaikki ohjelmistot vaativat toki oman opettelunsa, mutta esimerkiksi Netvisorin oma Financial Overview (FO) on hyvä vaihtoehto tähän.

Jos halutaan budjetoinnilta monipuolisuutta ja ominaisuuksia, niin tällöin FO ei välttämättä riitä. Accuna on tällöin erinomainen vaihtoehto. Accunassa ominaisuudet eivät lopu kesken ja se onkin täysiverinen isojenkin yritysten budjetointi- ja raportointijärjestelmä. Accunalla voidaan budjetin tekeminen helposti hajauttaa organisaation eri yksiköihin. Sillä voidaan helposti automaattisesti laskea tiliriippuvuudet, kuten esimerkiksi palkkoihin liittyvien sivukulujen laskenta. Monipuoliseen budjetointiin kun yhdistetään Accunan monipuoliset raportointiominaisuudet, niin tämän jälkeen talouden seuranta ja raportointi saavuttaa aivan uudenlaisen tason.

Älä jää yksin

Meillä Festumilla on asiantuntijoita, jotka tietävät ja ymmärtävät ohjelmistoista. Netvisoriin on mahdollista kytkeä erilaisia liiketoimintaa selkeyttäviä palikoita.

Istu alas ja mieti liiketoimintaasi, vaikka tuntuisi pahalta. Pyydä apua asian kanssa, älä jää yksin. Asiantuntija voi auttaa sinut alkuun, tänä vuonna voit tehdä yksinkertaisen ja simppelin budjetoinnin, ensi vuonna vähän enemmän. Nyt on se aika, kun asia pitäisi olla tapetilla ensi vuoden puitteissa.

Aloita budjetointi asiantuntijan kanssa jo tänään. Katso oman alueesi yhteyshenkilö Yhteydenotto-sivuilta.

Loppuvuoden terveisin,
Janne Eurén