Kirjanpitoon tarvitaan lain mukaan tosite jokaisesta liiketapahtumasta. Tosite on asiakirja, joka todistaa tapahtuman, kuten oston, myynnin tai maksun, ja sen on oltava päivätty, numeroitu ja liitettävissä kirjanpitovientiin. Kirjanpitolaki koskee kaikkia kirjanpitovelvollisia yrityksiä Suomessa. Tässä artikkelissa käymme läpi yleisimmät tositetyypit, sähköiset vaihtoehdot, säilytysajat ja sen, mitä seurauksia puuttuvasta tositteesta voi olla.
Mitä kirjanpitolaki sanoo tositteista?
Kirjanpitolaki edellyttää, että jokainen kirjanpitomerkintä perustuu tositteeseen. Tositteen on oltava selkeä, päivätty ja todennettavissa oleva asiakirja, joka yksilöi liiketapahtuman. Laki ei rajaa tositteen muotoa tiukasti, mutta sen sisällöstä on käytävä ilmi, mitä on tapahtunut, milloin ja keiden välillä.
Kirjanpitolain mukaan tositteen tulee olla mahdollisimman alkuperäinen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että myyjän tai palveluntarjoajan antama lasku tai kuitti on ensisijainen asiakirja. Tositteen on myös oltava järjestelmällisesti numeroitu ja liitettävissä kirjanpidon vientiin niin, että kirjausketju pysyy selkeänä ja tarkastettavissa. Kirjanpidon tositteet muodostavat siis auditointipolun, joka mahdollistaa taloudellisen toiminnan jälkikäteisen tarkastelun.
Mitkä ovat yleisimmät tositetyypit yrityksen kirjanpidossa?
Yrityksen kirjanpidossa yleisimmät tositetyypit ovat myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet, kuitit ja muistiotositteet. Jokainen näistä dokumentoi erilaisen liiketapahtuman ja palvelee omaa tarkoitustaan kirjanpitotositteiden vaatimusten täyttämisessä.
- Myyntilasku: Todistaa yrityksen myyneen tuotteen tai palvelun ja on samalla arvonlisäverotuksen kannalta keskeinen asiakirja.
- Ostolasku: Toimittajan lähettämä lasku ostoksesta tai palvelusta, joka kirjataan yrityksen menoihin.
- Tiliote: Pankin tuottama asiakirja, joka toimii tositteena maksusuorituksista ja tilisiirroista.
- Kuitti: Käteisostosta tai korttimaksusta saatava todiste, joka täyttää tositteen kirjanpitovaatimukset, kun se sisältää riittävät tiedot.
- Muistiotosite: Yrityksen itse laatima tosite esimerkiksi jaksotuksista, poistoista tai oikaisueristä, joihin ei liity ulkopuolisen tahon asiakirjaa.
Arvonlisäverovelvollisille yrityksille, joiden liikevaihto ylittää 20 000 euroa vuodessa, myyntilaskujen ja ostolaskujen oikeellisuus on erityisen tärkeää, sillä arvonlisävero on ilmoitettava ja tilitettävä ajallaan.
Kelpaavatko sähköiset tositteet ja kuitit kirjanpitoon?
Kyllä, sähköiset tositteet kelpaavat kirjanpitoon täysin laillisesti. Kirjanpitolaki sallii tositteiden säilyttämisen sähköisessä muodossa, eikä paperinen alkuperäisversio ole pakollinen. Sähköisen tositteen on kuitenkin oltava sisällöltään täydellinen ja muuttumaton, jotta se täyttää kirjanpitolain vaatimukset.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että sähköpostilla saatu lasku, verkkolaskujärjestelmän kautta vastaanotettu tosite tai älypuhelimella kuvattu kuitti ovat kaikki hyväksyttäviä, kunhan niistä käyvät ilmi tarvittavat tiedot: päivämäärä, osapuolet, summa ja tapahtuman luonne. Monet modernit taloushallinnon järjestelmät, kuten Netvisor ja Fennoa, mahdollistavat tositteiden sähköisen arkistoinnin suoraan kirjanpitoon liitettynä, mikä tekee prosessista sujuvan ja lainmukaisen.
Paperikuitin voi siis korvata selkeällä valokuvalla tai skannauksella, mutta alkuperäinen kannattaa säilyttää ainakin siihen asti, kun sähköinen versio on varmasti tallennettu luotettavasti.
Kuinka kauan tositteita on säilytettävä?
Kirjanpitoaineisto, mukaan lukien kaikki tositteet, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana kyseinen liiketapahtuma on kirjattu. Tilinpäätösasiakirjojen säilytysaika on pidempi, kymmenen vuotta.
Säilytysvelvollisuus koskee sekä paperisia että sähköisiä tositteita. Jos aineisto säilytetään sähköisesti, on varmistettava, että se pysyy luettavassa muodossa koko säilytysajan. Tämä tarkoittaa käytännössä, että tallennusformaatit ja järjestelmät on pidettävä ajan tasalla. Verottaja tai tilintarkastaja voi pyytää tositteita tarkasteltavaksi jälkikäteen, joten säilytyksen luotettavuus on liiketoiminnan kannalta keskeistä.
Mitä tapahtuu, jos tosite puuttuu kirjanpidosta?
Jos tosite puuttuu kirjanpidosta, kirjanpito ei täytä kirjanpitolain vaatimuksia. Tämä voi johtaa verotarkastuksessa huomautuksiin, menon hylkäämiseen verotuksessa tai vakavammissa tapauksissa kirjanpitorikkomukseen. Puuttuva tosite heikentää myös yrityksen taloudellisen raportoinnin luotettavuutta.
Jos tosite on kadonnut, tilanne ei ole aina toivoton. Yritys voi pyytää kopiota toimittajalta tai myyjältä, ja tietyissä tilanteissa voidaan käyttää muistiotositetta selityksineen. Muistiotositteessa on kuvattava tapahtuma mahdollisimman tarkasti ja liitettävä siihen kaikki saatavilla oleva tapahtumaa tukeva aineisto, kuten tiliotteen merkintä tai sähköpostiviesti.
Ennakointi on kuitenkin paras ratkaisu. Tositteiden systemaattinen kerääminen ja arkistointi heti tapahtuman yhteydessä estää ongelmat ennen kuin ne syntyvät. Hyvä taloushallinnon kumppani auttaa rakentamaan selkeät rutiinit tositteiden hallintaan.
Me Festum Accountingilla autamme yrityksiä pitämään kirjanpidon lainmukaisena ja tositteiston kunnossa. Taloushallinnon asiantuntijatalona tunnemme kirjanpitolain vaatimukset läpikotaisin ja rakennamme yhdessä asiakkaidemme kanssa toimivat prosessit arjen sujuvoittamiseksi. Tutustu taloushallinnon palveluihimme ja ota yhteyttä, jos haluat varmistaa, että yrityksesi kirjanpito on aina ajan tasalla. Löydät yhteystietomme helposti yhteydenottosivultamme.
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.