Joskus yritys joutuu tilanteeseen, jossa tilitoimiston vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi. Millaisia syitä löytyy tavallisimmin tilitoimiston vaihtamisen taustalta? Mitä vaihtamisessa kannattaa ottaa huomioon?
Kirjoittanut: Janne Eurén, toimitusjohtaja
Tilitoimiston vaihtaminen voi tuoda paljon erilaista uutta virtaa yrityksille ja yrittäjille. Yleensä tämä virta tulee uusien ihmisten tuomissa uusissa ajatuksissa. Itse pidän asiakkaan liiketoimintaan paneutumisesta ja sen sparraamisesta. Vaikka toimiala olisi mikä tahansa, hyvin samankaltaiset lainalaisuudet toimivat kaikissa yrityksissä.
Kokenut kirjanpitäjä, controller tai tilitoimiston johtohenkilö voi tuoda paljon uusia näkökulmia yrityksen olemassa olevaan liiketoimintaan. Kiinnitä uutta tilitoimistoa etsiessäsi ja eri toimistojen myyjien kanssa jutellessasi, kiinnostaako uutta tilitoimistoa ulkoisen laskennan lisäksi sisäiseen laskentaan tai liiketoimintaasi liittyvät asiat.
Tilitoimiston vaihtaminen johtuu yleisimmin tyytymättömyydestä
Tyytymättömyys syystä tai toisesta nykyisen tilitoimiston toimintaan ajaa melko varmasti harkitsemaan tilitoimiston vaihtoa. Tyytymättömyys voi aiheutua monista asioista.
Välttämättä hinta/laatusuhdetta ei koeta riittäväksi, jatkuvat henkilöstön vaihdokset eivät tunnu mukavilta, kommunikointi ei toimi tilitoimiston kanssa tai vaikka palveluiden laajuus tai osaaminen ei ole asiakkaan mielestä riittävää. Myös tilitoimiston tekemän virheen tai useamman perusteella voi asiakas ajautua tilitoimiston vaihtoon.
Tilitoimistokin voi irtisanoa asiakkuuden
Toinen syy, miksi voidaan joutua tilitoimistoa vaihtamaan, on tilitoimiston tyytymättömyys asiakkaan toimintaan ja sitä kautta tilitoimiston toimesta sopimuksen irtisanominen. Yleensä tällainen tilanne on silloin, kun tositemateriaaleissa on niin paljon jatkuvia puutteita, ettei niistä saada riittävällä tarkkuudella tehtyä vaikkapa kuukausittaista alv laskelmaa.
Mikäli asiakas ei toistuvista huomautuksista huolimatta paranna toimintaansa, ovat mahdollisuudet hyvälle yhteistyölle hyvin rajalliset. Onneksi tällaisia yrityksiä on harvemmin, mutta liian yleistä silti se kuitenkin on.
Tällaisissa tapauksissa asiakkaan tulisi hyvin tarkkaan miettiä, miksi tähän tilanteeseen ajauduttiin ja muuttaa omaa toimintaansa, sillä takuuvarmasti uusi tilitoimisto ei sen paremmin pysty tehtävistä suoriutumaan, ellei asiakas toiminnassa tapahdu muutosta.
Tilitoimiston vaihtamisen voi välttää hyvällä kommunikaatiolla
Mikäli asiakas päätyy harkitsemaan tilitoimiston vaihtoa, ennen prosessin aloittamista olisi syytä jutella nykyisen tilitoimiston kanssa ja ottaa ongelmat ja tarpeet esille. Yleensä tilitoimistolle ei tällainen keskustelu tule yllätyksenä, vaan asia on jo tilitoimistonkin puolelta havaittu.
Todella usein pelkkä puhuminen ja sopiminen asioista auttaa, jolloin tilitoimiston vaihtaminen voi osoittautua turhaksi. Olen käynyt asiakkaiden kanssa keskusteluita, missä asiakas vain on olettanut meidän tekevän jotakin ja me emme ole tienneet, että asiakas on tällaista odottanut. Voi vain kuvitella, että kiukku asiakkaalla kasvaa ajan myötä, jos tällainen tilanne jatkuu. Säännölliset asiakaspalaverit auttavat tällaisissa tilanteissa.
Kannattaako tilitoimiston vaihtaminen?
Mikäli yrityksen tarve tilitoimistolle on vain lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, ei tilitoimiston vaihtaminen vie yrityksen omaa liiketoimintaa yhtään eteenpäin, eikä tuo yhtään lisäeuroa kassaan. Vaihto on kuitenkin iso prosessi, joten kannattaa harkita, voisiko vaihdosta kuitenkin saada myös jotain konkreettista liiketoimintahyötyä.
Taloushallinnon sähköistäminen on jo nykypäivää, mutta vielä todella monelle yritykselle harkinnassa. Sähköistäminen on jo yksi selkeä liiketoimintahyöty. Jos nykytoimistosi ei sähköistä taloushallintoa halua tarjota, on hyvin perusteltua vaihtaa toimistoon, joka sähköisiä palveluita tarjoaa.
Tässä kannattaa myös kiinnittää huomiota uuden toimiston osaamistasoon ja asiakasreferensseihin, sillä sähköisillä järjestelmillä voi myös työskennellä vanhalla tavalla. Usein tarvitaan myös integraatioita omien järjestelmien ja uuden järjestelmän välillä.
Esimerkiksi tuntikirjausten siirto automaattisesti palkanlaskentajärjestelmään auttaa palkanlaskentaprosessia hyvin paljon. Ei ole itsestään selvää, että kaikki tilitoimistot selviytyvät tällaisesta.
Haluatko keskustella tilitoimiston vaihtamisesta? Ota yhteyttä alueesi yhteyshenkilöön.
