Tilitoimiston vaihtaminen

Tilitoimiston vaihtaminen mielletään usein isoksi projektiksi ja monilta vaihto jää tekemättä, koska sen pelätään vievän liikaa aikaa. Lisäksi joillakin on mielessä oletus, että tilitoimistoa ei voi vaihtaa kesken tilikauden. Projekti ei kuitenkaan ole niin monimutkainen, kuin saattaisi uskoa.

Kirjoittanut: Mari Järvinen, myyntipäällikkö

Käytännössä tilitoimiston vaihto tarkoittaa talous- ja palkkahallinnon tietojen siirtoa tilitoimistolta toiselle. Tilitoimiston vaihtamisen ajankohdalla ei ole enää juurikaan merkitystä ja yhtä oikeaa ajankohtaa ei ole olemassa. Tilitoimiston voi siis vaihtaa aivan hyvin vaikka kesken tilikauden.

Jos vuosi on kuitenkin jo lopuillaan, tällöin vaihto kannattaa ajoittaa vuoden vaihteeseen ja vanha tilitoimisto hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen maaliin asti. Näin uusi tilitoimisto pääsee aloittamaan puhtaalta pöydältä uuden tilikauden alusta.

Mitä tietoja ja keskusteluita tarvitaan tarjouksen tekemiseen?

Tilitoimiston vaihtaminen vaatii aina hyvän keskustelun tarjoajan ja asiakkaan välillä, jotta tarjous on mahdollisimman pitkälle räätälöity läpinäkyvällä hinnoittelulla. Näin yllättäviä lisäkustannuksia ei pääse syntymään.

Tarjouksen tekoa varten selvitetään:

• liikevaihto
• myynti- ja ostolaskujen määrä kuukaudessa
• palkansaajat (montako kertaa kuukaudessa palkat maksetaan, kk-palkat, tuntipalkat ja palkkiot)
• kuitit ja matkalaskut
• mahdolliset henkilöstöllä olevat luottokortit

Lisäksi käymme keskustelun

• ohjelmistoista ja mahdollisesta vaihtamisen tarpeesta
• mahdollisista integraatioista
• toiminnanohjausjärjestelmästä
• asiakkuudenhallintajärjestelmästä
• mahdollisesta verkkokaupasta

Tilitoimiston vaihtaminen pohjautuu usein myös tavoitteeseen parantaa tai monipuolistaa tilitoimistolta saatavaa palvelua. Tämän vuoksi kartoitamme myös, missä asioissa ”vanha” tilitoimisto ei ole vastannut odotuksia ja mitkä asiat ovat toimineet hyvin. Yleisesti haluamme tietää millaisia toiveita teillä on palveluille, miten pitkälle vietyä automatisointia haluatte toteutettavaksi, erityistoiveet sekä onko jotain asioita, mitä haluatte hoitaa itse.

Haluamme myös tuntea asiakkaamme ja heidän yksilöllisen liiketoimintamallinsa. Mitä teette, miten teette, millaisia ihmisiä teillä on töissä ja miten arkenne pyörii. Näin voimme ehdottaa esimerkiksi automaatioiden puolelta teitä hyödyttäviä toimintoja.

Mistä asioista tarjous koostuu

Suurin tekijä tilitoimistolta saatavassa tarjouksessa on se, kuinka paljon yritys työllistää tilitoimistoa. Työllistämisen voi karkeasti ottaen vetää yhteen mm. seuraaviin asioihin:

• Tositteiden määrä kuukausittain (esim. osto- ja myyntilaskut sekä muiden tositteiden määrä – kuitit ym.)
• Liiketoiminnan laajuus (mm. vero- ja muut ilmoitukset, erityisosaamisen tarve)
• Henkilöstömäärä (palkkalaskelmat ja maksut)

Meillä Festumilla tarjousta on vaikea tehdä ilman esityötä ja kartoitusta. Joskus pienen toiminnan kohdalla perustiedot saattavat riittää, mutta pääsääntöisesti otamme aina yhteyttä keskustelun merkeissä, jotta tarjous on varmasti sopiva ja oikeanlainen.

Kuinka kauan tilitoimiston vaihtaminen kestää?

Uuden tilitoimiston kanssa tulee käydä läpi yhteistyön alkamisajankohta, materiaalien toimittamiseen liittyvä työnjako sekä tarvittavien valtuuksien (esim. Suomi.fi) siirtäminen. Tilitoimisto tarvitsee valtuutuksen esimerkiksi tulorekisteriin liittyviä ilmoituksia tehdäkseen. Muista aina sopia tarkasti siitä, mitä velvoitteita vanha tilitoimisto vielä hoitaa ja mihin päivämäärään asti!

Tilitoimiston vaihtaminen helpottuu ja on melko nopeaa, jos vanha ja uusi tilitoimisto käyttää samaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa.

Tällöin kirjanpitoaineistoja ei tarvitse siirrellä eri järjestelmien välillä, vaan tiedot on valmiina jo Netvisorissa, mikä nopeuttaa vaihtoa ja samalla tietty vähentää jonkin verran kustannuksia esim. käyttöönotosta. Myös verkkolaskuosoitteet, pankkien maksuliikennesopimukset sekä asiakas- ja tuoterekisterit säilyvät ennallaan tällöin.

Nykyisen sopimuksen irtisanomisaika kannattaa yleensä selvittää ensiksi. Monesti sen pituus on 2–3 kuukautta, mikä on hyvin realistinen aika, jos ohjelmisto pysyy samana.

Ohjelmiston vaihtaminen ei kuitenkaan ole kynnyskysymys. Siirtoon toisesta ohjelmistosta tulee kuitenkin varata riittävästi aikaa. Kun päätös vaihtamisesta on tehty, tulisi aikaa uudelle tilitoimistolle varata muutama kuukausi. Tämä johtuu siitä, että kaikki vaihtoon liittyvät asiat toteutetaan hallitusti järjestyksessä, mikä taasen lisää laatua tarkkuutta. Hyvin toteutettuna lopputulos on lopulta sellainen, että siihen käytetty aika oli sen arvoista. Kun ohjelmat pelittävät hyvin ja automaatiot rullaavat, aikaa säästyy omaan työhön!

Pyydä tarjous tilitoimistopalveluista

Festum Accounting on moderni, ihmisläheinen ja konsultoiva tilitoimisto. Saatte meiltä oman yhteyshenkilön, jolle teillä on suorat yhteystiedot.

Laita viestiä tai soita, katsotaan yhdessä miten voimme auttaa juuri teitä.