Tulorekisteri muuttaa yrityksenne palkanlaskentaa
Paljon julkisuudessakin esillä ollut tulorekisteri sekä siihen liittyvä laki muuttavat yrityksenne palkanlaskentaa tammikuun alusta lähtien.
Tammikuusta lähtien henkilöiden palkat, ansiotulot sekä matkakustannusten korvaukset on ilmoitettava viipymättä ja yksityiskohtaisesti tulorekisteriin, jotta lain tuomat velvoitteet voidaan täyttää.
Mikä muuttuu?
1. Maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot on pakko ilmoittaa tulorekisteriin tammikuusta lähtien, viimeistään viisi päivää maksupäivän jälkeen.
2. Tulonsaajien perustiedot ilmoitetaan tulorekisteriin entistä tarkemmin, jotta tiedon käyttäjät saavat tulorekisteristä tarvitsemansa tiedot. Tämän vuoksi jokaisen palkansaajan tietoja, kuten ammattinimikkeet, palkkauksen muoto jne. pitää täydentää palkkaohjelmaan. Samoin ohjelmistojen palkkalajeista pitää tehdä linkityksiä tulorekisterin tulolajeihin. Nämä muutostyöt pyritään pitkälti tekemään vuoden 2018 aikana, kunhan palkanlaskennan ohjelmistopäivitykset sen sallivat. Näin ollen palkanlaskijanne tulee ottamaan teihin yhteyttä ja pyytämään tarvittavia tietoja. Pyydä lisätietoa muutostöiden hinnoista meiltä.
3. Luontoisedut on ilmoitettava, kun ne ovat henkilön käytettävissä. Jos esimerkiksi autoetu muuttuu, on tiedot ilmoitettava palkanlaskentaan heti muutospäivästä alkaen. Huomattavaa on, että vaikka rahapalkkaa ei maksettaisi, niin luontoiseduista on tulorekisteri-ilmoitus annettava kuukausittain.
4. Tammikuun alusta lähtien ilmoitamme tulorekisteriin ns. täydentävät tiedot, joita esimerkiksi etuuksia myöntävät tahot käyttävät. Näitä ovat muun muassa:
– Rahapalkan perusteet eriteltynä ja ansaintajaksot, miltä ajalta suoritus maksetaan (esimerkiksi aikapalkka, vuorolisät eriteltynä, bonus, lisä- ja ylityöt)
– Kaikki poissaolot sekä poissaolojakson alku- ja loppupäivämäärät (palkalliset ja palkattomat)
Pyydämme teitä jatkossa toimittamaan nämä tiedot automaattisesti palkanlaskentaan palkanmaksukausittain.
5. Myös kaikki maksetut palkkaennakot, matkalaskut sekä laskutetut työkorvaukset (jos saaja ei ole ennakkoperintärekisterissä) on ilmoitettava tulorekisteriin heti maksupäivän jälkeen, joten tiedot on annettava palkanlaskentaan viimeistään maksupäivänä. Palkkaennakoista on perittävä ennakonpidätys ja muut työntekijämaksut.
Jos maksatte näitä maksuja itse, tulee meidän pikaisesti sopia:
a) ilmoitatteko maksut tulorekisteriin itse, vai
b) ilmoitatteko tiedot meille ja me hoidamme tulorekisteri-ilmoitukset
puolestanne, jolloin sitoudutte tiukkaan toimitusaikatauluun. Tällöin meidän pitää myös sopia palvelun hinnasta.
Vahva suositus on, että palkkaennakoista luovutaan kokonaan. Tämän suhteen on loppuvuosi aikaa muuttaa yrityksen palkanlaskenta käytäntöä.
6. Mikäli yrityksenne itse laskee palkat, niin yritys itse huolehtii tulorekisteri-ilmoitukset.
Jos haluatte kirjanpitäjän tekevät ilmoitukset, niin otattehan pikaisesti yhteyttä, jotta voimme sopia asiasta sekä palvelun hinnasta.
Suosittelemme ulkoistamaan palkanlaskennan tilitoimistolle, jolloin me hoidamme tarvittavat ilmoitukset määräajassa.
7. Viimeiset vuosi-ilmoitukset annetaan 31.1.2019 mennessä vuodesta 2018. Tämän jälkeen vuosi-ilmoituksia ei anneta, vaan viranomaiset hakevat tiedot tulorekisteristä.
